Una plantilla factura simplificada compatible con Verifactu incorpora los campos técnicos exigidos por la AEAT: hash de registro, código QR de validación y datos del SIF certificado. A continuación te explicamos qué debe incluir y cómo prepararte para 2027.
Una plantilla de factura Verifactu es un modelo de documento de cobro que incorpora todos los campos técnicos exigidos por la normativa española: número de registro, hash de encadenamiento criptográfico, código QR de validación AEAT y los datos completos de emisor y receptor. A partir del 1 de enero de 2027 para sociedades (y el 1 de julio de 2027 para autónomos), todos los Sistemas Informáticos de Facturación deberán emitir facturas bajo este estándar.
Hay un cambio silencioso que afectará a todas las pymes españolas antes de que acabe 2027. No se trata de subir precios ni de nuevos impuestos: es la obligación de facturar con sistemas certificados por Hacienda. La normativa Verifactu establece que cada factura debe incluir un código QR verificable y un registro encadenado que la AEAT puede comprobar en tiempo real. Para muchas empresas que hoy usan una plantilla en Word o Excel, esto significa empezar desde cero.
Según datos de la AEAT, en España se emiten más de 1.000 millones de facturas al año. La mayoría las generan pymes y autónomos con sistemas que no están preparados para Verifactu. El aplazamiento de la obligatoriedad —confirmado en la nota informativa de la Agencia Tributaria de diciembre de 2025— es una oportunidad: tienes tiempo para elegir bien la plantilla de factura Verifactu que necesitas y adaptar tu software sin prisas.
En esta guía te explicamos qué campos son imprescindibles en una plantilla de factura simplificada compatible con Verifactu, cómo distinguir entre factura simplificada y completa, y qué pasos dar ahora para llegar preparado a 2027.
¿Qué es Verifactu y por qué cambia tu forma de facturar?
Verifactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Tributaria española como parte del Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de Requisitos de los Sistemas y Programas Informáticos que soporten los Procesos de Facturación, conocido como REIG). Su objetivo principal es eliminar el fraude fiscal derivado de los programas de doble contabilidad, el llamado software de doble uso.
La clave de Verifactu está en que cada factura que genere tu software queda registrada de forma inmutable mediante un hash criptográfico. Este hash encadena cada factura con la anterior, de modo que es imposible eliminar o modificar una factura sin que la cadena se rompa y sea detectable por Hacienda. Además, el documento impreso o electrónico incluye un código QR que permite a cualquier persona verificar la autenticidad de la factura en la sede electrónica de la AEAT.
La diferencia respecto al sistema actual es crucial: hoy, una empresa puede emitir una factura, cobrarla y no declararla. Con Verifactu, el Sistema Informático de Facturación (SIF) envía automáticamente cada registro a la AEAT en el momento de la emisión (modalidad con envío) o mantiene el registro disponible para auditoría instantánea (modalidad sin envío). Una plantilla de factura Verifactu correcta debe incorporar todos los campos que permiten generar ese registro conforme al REIG.
Para entrar en detalle, consulta FAQ Verifactu.
Campos obligatorios en una plantilla de factura Verifactu
El Reglamento de Facturación establece dos niveles de datos en una factura compatible con Verifactu: los datos habituales presentes en cualquier factura ordinaria, y los datos técnicos específicos del sistema de registro. Una plantilla de factura Verifactu completa debe incluir ambos bloques para ser válida ante la AEAT.
Campos comunes a cualquier factura
- Número y serie de factura: identificador único e irrepetible dentro del ejercicio fiscal, sin saltos ni duplicidades.
- Fecha de expedición: día, mes y año en formato legible. Puede diferir de la fecha de generación del registro Verifactu.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección fiscal completa.
- Datos del receptor: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección (obligatorios en factura completa; opcionales en simplificada salvo solicitud del receptor).
- Descripción de los bienes o servicios: suficientemente detallada para identificar la operación económica.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA resultante.
- Importe total: suma de base imponible y cuota de IVA, con indicación de la moneda.
Campos técnicos exclusivos de Verifactu
Aquí es donde la plantilla de factura Verifactu se diferencia de cualquier modelo anterior. Los siguientes elementos los genera el SIF certificado automáticamente, pero deben aparecer en el documento final entregado al cliente:
- Hash de registro: código alfanumérico que identifica de forma única la factura y la encadena con la anterior emitida por ese software. Imposible de falsificar retroactivamente.
- Código QR de validación AEAT: código de barras bidimensional que permite verificar la autenticidad de la factura en la sede electrónica de la AEAT escaneando con el móvil.
- Indicador de modalidad Verifactu: marca que identifica si la factura se ha enviado a la AEAT en tiempo real (con envío) o está disponible para consulta bajo demanda (sin envío).
- Identificador del SIF: nombre y versión del Sistema Informático de Facturación certificado que generó la factura, incluyendo el número de registro ante la AEAT.
- Fecha y hora de generación del registro: sello temporal exacto del momento en que el sistema creó la factura, independientemente de la fecha de expedición.
Ningún modelo de Word ni Excel puede generar estos campos por sí solo: necesitan un software de facturación certificado como SIF. La plantilla es la presentación visual; la lógica técnica la aporta el programa que la genera.
Plantilla factura simplificada vs. completa: ¿cuál necesita tu empresa?
Con Verifactu, la distinción entre factura simplificada y completa no desaparece. Ambas quedan sometidas al mismo sistema de registro, pero sus requisitos de datos del receptor difieren. La siguiente tabla resume qué tipo corresponde según el perfil de la empresa:
| Criterio | Factura simplificada | Factura completa |
|---|---|---|
| Importe máximo habitual | 400 euros (IVA incluido) | Sin límite |
| Datos del receptor | No obligatorios (salvo solicitud) | Siempre obligatorios |
| Aplicable principalmente a | Hostelería, comercio minorista, taxi, venta al público | Cualquier operación B2B o B2C cuando el cliente lo solicite |
| Válida para deducir IVA | Solo si incluye NIF del receptor | Siempre (cumpliendo todos los requisitos) |
| Campos Verifactu requeridos | Hash + QR + indicador modalidad | Hash + QR + indicador modalidad + datos completos receptor |
Para la mayoría de pymes que facturan a otras empresas (B2B), el modelo relevante es la factura completa con los campos Verifactu incorporados. Las pymes de hostelería, comercio al por menor y servicios al consumidor final son las principales usuarias de la plantilla de factura simplificada compatible con Verifactu. En cualquier caso, ambas deben incluir el hash y el código QR a partir de las fechas de obligatoriedad.
Si tu empresa emite más del 80% de sus facturas a clientes particulares (B2C) con importes inferiores a 400 euros, la factura simplificada es tu modelo principal. Si facturas a otras empresas o Administraciones Públicas, necesitarás siempre la factura completa con todos los datos del receptor y los campos Verifactu correspondientes.
Cómo adaptar tu software de facturación a Verifactu
El mayor error que cometen las pymes es pensar que adaptar la factura es solo cambiar la plantilla. En realidad, la plantilla de factura Verifactu es la capa visible de un sistema más profundo: el Software Informático de Facturación (SIF) que genera el hash, el QR y los registros de manera automática y auditable. Sin el SIF, la plantilla más bonita del mundo no vale nada ante Hacienda.
Estos son los pasos concretos que debe dar tu empresa antes del 1 de enero de 2027:
- Audita tu software actual: pregunta a tu proveedor si está certificado como SIF o si tiene en marcha la adaptación a Verifactu. Si usas Word, Excel o PDF manual, no es válido y deberás cambiar de sistema.
- Elige un SIF certificado o en proceso de certificación: busca proveedores que hayan presentado su declaración responsable ante la AEAT y puedan mostrarte su número de SIF registrado.
- Decide la modalidad de envío: con envío (la AEAT recibe cada factura en tiempo real) o sin envío (registros disponibles para auditoría). Ambas son válidas y la elección depende del volumen de facturación.
- Adapta tu flujo de trabajo: una vez implantado el SIF, la emisión de facturas es prácticamente idéntica a la actual, pero cada factura queda registrada automáticamente. El cambio más visible es el código QR en el PDF.
- Forma a tu equipo administrativo: el personal debe entender qué significa el indicador de modalidad Verifactu y cómo gestionar anulaciones o rectificaciones, que también generan su propio registro de cancelación.
- Prueba el sistema durante 2026: el año 2026 es el periodo de adaptación voluntaria. Empieza a operar en modo Verifactu antes de que sea obligatorio para detectar incidencias sin presión de tiempo.
El coste de no adaptarse a tiempo no es solo una sanción económica: el Reglamento prevé la inhabilitación del software de facturación que no cumpla los requisitos técnicos, lo que puede paralizar la operativa de la empresa. Según estimaciones del sector, entre el 40% y el 50% de las pymes españolas aún no ha iniciado ningún proceso de adaptación a Verifactu.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
En Vertebra Gestión llevamos más de una década ayudando a pymes españolas a adaptarse a cambios normativos en facturación y gestión empresarial. Nuestra solución de software de facturación incorpora la adaptación a Verifactu de forma nativa: generación automática del hash, código QR de validación AEAT y envío de registros a la Agencia Tributaria integrado en el flujo habitual de emisión de facturas. Si necesitas una plantilla de factura Verifactu integrada en tu sistema real, sin cambiar cómo trabaja tu equipo, contacta con nuestro equipo y te explicamos cómo dejarlo listo antes de 2027.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi plantilla de factura en Word o Excel con Verifactu?
No. Una plantilla en Word o Excel no puede generar el hash criptográfico ni el código QR de verificación AEAT que exige Verifactu. Necesitas un Sistema Informático de Facturación (SIF) certificado que genere estos elementos automáticamente. La apariencia visual de tu factura puede mantenerse, pero la lógica técnica debe estar en un software certificado ante la AEAT.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para mi empresa?
Según la nota informativa de la AEAT de diciembre de 2025, la fecha de obligatoriedad es el 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (S.L., S.A. y otras entidades jurídicas), y el 1 de julio de 2027 para autónomos y entidades en atribución de rentas. El año 2026 es un periodo de adaptación y prueba voluntaria.
¿La factura simplificada también debe cumplir con Verifactu?
Sí. Tanto la factura simplificada (hostelería, comercio minorista, operaciones hasta 400 euros sin datos del receptor) como la factura completa deben incluir el hash de registro y el código QR Verifactu a partir de las fechas de obligatoriedad. Ambos tipos quedan bajo el paraguas del SIF certificado.
¿Qué pasa si mi software de facturación no se adapta a Verifactu a tiempo?
El Reglamento prevé la posibilidad de inhabilitación del software que no cumpla los requisitos técnicos del REIG, lo que puede paralizar la operativa de la empresa. Además, emitir facturas fuera del sistema Verifactu una vez en vigor puede conllevar sanciones económicas significativas. Por eso es fundamental iniciar la adaptación durante 2026, en el periodo de transición voluntaria.
¿Cómo obtengo una plantilla de factura Verifactu para mi empresa?
En Vertebra Gestión ponemos a disposición de las pymes una plantilla de factura Verifactu integrada directamente en nuestro software de facturación certificado como SIF. No es un PDF aislado, sino un sistema completo que genera automáticamente el hash, el QR y los registros AEAT. Solicita una demostración gratuita y te la mostramos funcionando en tu entorno.
Adaptar tu sistema de facturación a Verifactu no es opcional a partir de 2027, pero sí puedes elegir cuándo y cómo hacerlo. Empezar en 2026 te da margen para probar, corregir y llegar sin prisas a la fecha límite. Si quieres una plantilla de factura Verifactu que funcione en tu software real y no solo como modelo en papel, solicita una consulta gratuita con nuestro equipo: te acompañamos en todo el proceso de adaptación a la nueva normativa de facturación.
