Gestión escolar · EduNex
Software de gestión escolar para colegios sin grupos de WhatsApp paralelos.
EduNex es un software de gestión escolar para colegios con dos piezas: la aplicación de escritorio desde la que tu equipo de administración lleva el centro entero, y una web donde cada profesor, cada familia y cada alumno entra y ve solo lo suyo. Y trae una decisión de fondo que casi ninguna plataforma se atreve a tomar: una familia no puede escribir directamente a un profesor. No está escondido ni desactivado. Es que no existe.
El curso arranca con tus datos dentro. Alumnos, matrículas, padres, profesores y horarios se cargan desde los ficheros que ya exportas de Plumier. Nadie vuelve a teclearlos en septiembre.
Mockup con datos inventados, no una captura de un centro real. Todo lo que escriben familias, alumnos y personal cae en la misma bandeja de administración, con su tipo y su estado.
Qué es
Qué es un software de gestión escolar para colegios y qué no es.
Un software de gestión escolar para colegios es el programa donde vive la administración del centro: alumnos, matrículas, grupos, familias, personal, servicios y cobros. EduNex es eso, y encima abre una ventana a cada persona del centro para que vea su parte sin llamar a secretaría.
Un software de gestión escolar para colegios bien hecho son dos piezas que trabajan sobre los mismos datos. La primera es una aplicación de escritorio para tu equipo de administración: el sitio donde se dan de alta los alumnos, se hacen las matrículas, se montan los grupos y el calendario lectivo, se lleva el personal con sus ausencias, su fichaje y sus nóminas, se facturan los recibos a las familias y se gestionan comedor, extraescolares y complementarias. La segunda es una web por perfiles: el profesor entra y ve lo suyo, la familia entra y ve lo de su hijo, el alumno entra y ve lo que le corresponde ver.
Ahora la parte que casi nadie escribe en su página de producto. Este software de gestión escolar para colegios no es una plataforma académica de contenidos: no hay deberes, ni tareas, ni recursos didácticos. El módulo de calificaciones es un repositorio de boletines en PDF que publica el centro y que la familia descarga y da por leído, no un cuaderno de notas por competencias. No hay transporte escolar. No hay agenda de citas para tutorías: lo que hay es un sistema de mensajes y solicitudes con estado, que es otra cosa y funciona distinto.
Y tampoco viene a sustituir a la plataforma oficial de la administración educativa. Lo que hace es tomar los datos que ya exportas de Plumier para que el curso arranque cargado, y a partir de ahí llevar la gestión diaria del centro. Como el resto de nuestro trabajo, se implanta amoldándolo al colegio —así es como entendemos los desarrollos a medida para empresas, y así se explica nuestro proceso de puesta en marcha—, no al revés.
Dónde duele hoy
Cuatro frases que se oyen en la dirección de cualquier centro.
Ninguna es culpa de tu equipo. Son lo que pasa cuando la información del colegio vive repartida entre una plataforma oficial, cinco hojas de cálculo y los móviles particulares de la plantilla. Un software de gestión escolar para colegios se compra por estas cuatro frases, no por una lista de módulos.
«A mis profesores les escriben los padres a las once de la noche.»
Y contestan, porque no contestar también tiene coste. El número de móvil de un tutor circula por tres grupos, un curso entero sabe cuándo está en línea y la conversación que empezó por un justificante acaba siendo una discusión sobre una nota. Nadie lo decidió: pasó.
«Secretaría se pasa el día contestando lo mismo por cinco canales distintos.»
Un certificado por teléfono, un alta de comedor por correo, una autorización en papel que llega en la mochila, una justificación por WhatsApp y otra en persona a la salida. Todo llega, nada queda registrado igual, y cuando alguien reclama hay que reconstruirlo de memoria.
«Cada septiembre volvemos a teclear los alumnos que ya están en Plumier.»
Los datos existen, están validados y son los buenos. Y aun así alguien del equipo se pasa una semana copiándolos a mano al programa del centro, con el margen de error que eso tiene y con el tiempo robado a lo que de verdad importa en las dos primeras semanas de curso.
«Hay listas con datos de menores en el móvil particular de media plantilla.»
Fotos de la clase en una galería personal, un Excel con teléfonos reenviado por correo, capturas de conversaciones guardadas por si acaso. Cada copia suelta es un problema que tarde o temprano se convierte en tuyo, y ninguna de esas copias la ha autorizado nadie.
El argumento de fondo
Una familia no puede escribir a un profesor. Y es a propósito.
En casi todas las plataformas escolares, familia y profesor acaban teniendo un chat. En este software de gestión escolar para colegios no lo hay. Y no es que esté apagado esperando a que alguien lo encienda: es que no hay por dónde encenderlo.
Cuando una familia, un alumno o un profesor abre una conversación en EduNex, el sistema guarda dos cosas: quién la abre y de qué tipo es —de familia, de alumno o de personal del centro—. Y ya está. No hay ningún campo para decir a quién va dirigida. No es una pantalla que hayamos escondido: en el propio modelo de datos de este software de gestión escolar para colegios ese dato no existe, así que no hay forma de que un mensaje salga hacia una persona concreta. Todo desemboca en la misma bandeja, la de administración, y desde allí el centro decide qué hace con cada cosa.
La familia sí puede ver quién es el profesor responsable del grupo de su hijo, porque eso es información útil y le corresponde. Lo que no tiene es un botón para escribirle. Son dos cosas distintas y en un colegio conviene que sigan siéndolo.
Por dónde va un mensaje
La familia escribe
Desde su acceso, con adjuntos si hacen falta
Bandeja del centro
Queda registrada con su tipo y su estado
Administración resuelve
Responde, traslada o cierra, y todo queda escrito
La flecha que falta: familia → profesor. No aparece en el dibujo porque tampoco aparece en el programa.
- Tu profesorado deja de estar disponible a todas horasNo existe ningún camino técnico para que un padre llegue al móvil o al correo personal de un profesor. Lo que entra, entra por el buzón que atiende administración en horario de centro.
- Todo lo que se dice queda registradoCada mensaje, permiso o solicitud queda ligado a quien lo abrió, con su estado y sus adjuntos. Cuando aparece una reclamación, hay histórico, no memoria.
- Se le quita sentido al grupo paraleloEl canal informal crece cuando el oficial es lento o no existe. Si el oficial contesta, se lee y deja constancia, la conversación vuelve al centro sola.
- Menos datos de menores dando vueltasLos teléfonos y correos personales de la plantilla no se reparten entre cientos de familias, y las conversaciones no acaban en galerías de fotos particulares. Menos copias sueltas, menos exposición.
Un apunte para que nadie se confunda: un software de gestión escolar para colegios no convierte a nadie en cumplidor automático de nada, y no vamos a vendértelo así. Lo que hace es reducir la superficie por la que los datos de un menor pueden salirse del centro, que es el problema real que tienes cuando la comunicación vive en móviles particulares. La Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos dedica un artículo propio a los datos de los menores, y cualquier auditoría empieza preguntando por dónde circula la información. Poder contestar «por un único canal registrado» es mejor punto de partida que «por donde cada uno pudo».
Nuevo mensaje
El destinatario no se elige. No hay lista de profesores.
Asunto: justificante del jueves
Adjunto el parte médico de la falta del jueves 14. Gracias.
Enviar al centro
Mis conversaciones
Mockup con datos inventados. La familia entra desde el navegador del móvil: escribe al centro, no a una persona, y ve en qué estado está cada cosa que pidió.
Qué ve cada perfil
Siete perfiles, siete pantallas distintas.
Un software de gestión escolar para colegios se juzga por lo que ve cada persona cuando entra. Aquí no hay un panel gigante con permisos recortados: administración, profesorado, familias, alumnado, personal no docente y monitores de comedor y de complementarias entran a sitios distintos.
Administración, en el escritorio
Alumnos, matrículas, grupos y calendario lectivo. Padres y tutores. Personal del centro con sus ausencias. Documentación. Y la bandeja única donde caen todos los mensajes, las solicitudes de certificado y las peticiones de servicio.
Los permisos se reparten botón a botón: puedes tener un rol de dirección que lo ve todo y otro de secretaría que solo ve lo que le toca, sin duplicar programas ni compartir contraseñas.
El profesorado
Registra las faltas y los retrasos por asignatura y consulta las que están pendientes de justificar. Pasa lista en comedor, extraescolares y complementarias buscando la sesión del día.
Y lo suyo como trabajador: nóminas en PDF ordenadas por periodo, fichaje de entrada y salida con turno partido, y permisos y solicitudes con estado. Si te interesa esa parte por separado, es la misma lógica de nuestro software de recursos humanos.
Las familias
La matrícula del hijo, su horario descargable, quién le da clase y quién forma el equipo directivo. Las faltas, con la posibilidad de justificarlas adjuntando el documento en el momento. Los boletines en PDF, con marca de leído. El material escolar de su curso.
Y las inscripciones a comedor y extraescolares, sin llamar a secretaría ni mandar la autorización en la mochila.
Recibos y cobros a las familias
Esta es la parte que suele sorprender de un software de gestión escolar para colegios, porque es un módulo de facturación completo y no un listado de recibos: facturas con su PDF, mandato SEPA con validación del IBAN, historial de pagos y datos fiscales, todo consultable por la familia desde su acceso.
Por dentro es la misma maquinaria de facturación de nuestro programa de gestión para pymes, con su control de estado frente a Hacienda.
Comedor, extraescolares y complementarias
Cada servicio tiene sus sesiones y sus inscripciones. La familia apunta al niño desde su acceso, el monitor pasa asistencia desde el móvil buscando la sesión, y administración lo ve todo y lo factura. Es donde más se nota que un software de gestión escolar para colegios no acaba en lo académico.
Los monitores tienen su propio perfil, con acceso a la asistencia de su servicio y a nada más: no ven faltas de clase ni datos académicos.
Autorizaciones y documentación
Las autorizaciones son configurables por el centro, con su historial y su firma: las que ya usáis en papel se montan como registros, y ahí caben desde la gratuidad de libros hasta la orla o una beca.
La documentación del centro se publica por secciones y con buscador. Si lo que tenéis es un archivo en papel, la digitalización se resuelve por la vía del OCR con inteligencia artificial.
Lo que este software de gestión escolar para colegios no trae, y preferimos decirlo aquí: no hay deberes ni tareas para el alumnado, no hay transporte escolar, no hay agenda de citas para tutorías —hay mensajes y solicitudes con estado, que es otra cosa—, no hay calendario institucional de festivos y exámenes, y no hay evaluación por competencias: las notas llegan como boletín en PDF. Si alguno de esos puntos es imprescindible para tu centro, mejor que lo sepas ahora que en la tercera reunión.
Vídeo
El recorrido, perfil por perfil.
Un software de gestión escolar para colegios se juzga por lo que ve cada persona cuando entra, así que lo enseñamos igual: un vídeo por perfil, sin diapositivas. Empezamos por el profesorado, que es quien más pantallas toca cada día.
La vista del profesorado
Acceso y activación de la cuenta, fichaje de entrada y salida, nóminas, documentación del centro, permisos y solicitudes, pase de asistencia y el ciclo entero de una falta hasta que la familia la justifica.
5 min 26 s · de la activación de la cuenta al cierre de una falta
Faltan perfiles por grabar. Vamos subiendo el recorrido de los demás —dirección y administración del centro, familias, alumnado— y se irán sumando aquí conforme se publiquen. Si el que te interesa todavía no está, en la demo gratuita lo recorremos en directo y preguntas por el camino.
Datos desde Plumier
Importa de Plumier. No se sincroniza con Plumier.
Vamos a ser exactos, porque si tu centro está en la Región de Murcia vas a notar enseguida si alguien te vende humo con esto. Este software de gestión escolar para colegios no se conecta a Plumier por API. Hace otra cosa, y funciona.
EduNex importa ficheros que tú exportas de Plumier. Un Excel o un CSV, subido a mano por la persona de administración cuando decide hacerlo, y en un solo sentido: de Plumier hacia el software de gestión escolar para colegios. No hay proceso programado, no hay credenciales de API y no se escribe nada de vuelta en Plumier. Eso no existe y no lo vamos a llamar «integración» ni «sincronización».
Dicho lo cual, es exactamente lo que resuelve el problema de septiembre. Los datos ya los tienes, validados y buenos. Lo que no quieres es que alguien de tu equipo se pase una semana copiándolos a mano. Con la importación, el curso arranca cargado y esa semana se dedica a otra cosa.
Qué se sube desde el propio programa, con plantilla descargable:
Y valida antes de tocar nada. Al subir el fichero se comprueban los expedientes duplicados dentro del propio Excel, los que ya existen en la base de datos, los campos obligatorios que vienen vacíos y los que se pasan de longitud. Si algo falla, te lista los errores y no guarda ni una fila. Se corrige el fichero y se vuelve a subir.
La contrapartida honesta: el importador espera un formato de columnas concreto. Si Plumier cambia su exportación, habrá que adaptar el fichero o ajustar el mapeo por nuestra parte. No hay detección automática de cambios de esquema, y quien te diga lo contrario te está contando un cuento.
alumnos-curso-2526.xlsxexportado de Plumier
Fila 118: expediente repetido en el propio fichero (también en la fila 47)
Fila 260: el expediente ya existe en la base de datos del centro
Fila 331: falta la fecha de nacimiento, que es obligatoria
Mockup con datos inventados. La validación se ejecuta antes de escribir en la base de datos: o entra el fichero entero o no entra nada.
Puesta en marcha
Cómo se implanta un software de gestión escolar para colegios.
Este es el orden en que trabajamos, y ninguno de los cuatro pasos se salta. Lo bueno de un centro escolar es que el calendario lo marca el curso: hay una fecha en la que esto tiene que estar funcionando y se trabaja hacia atrás desde ahí. Poner en marcha un software de gestión escolar para colegios no es instalar un programa, es preparar un curso.
Cargamos el curso con tus exportaciones
Nos pasas los ficheros que sacas de Plumier —alumnos, matrículas, padres, profesores y personal, horarios— y los subimos con la validación delante: primero se ve el recuento y los avisos, y solo cuando el fichero está limpio se guarda. Aquí es donde el centro se ahorra la semana de tecleo de septiembre.
Configuramos tu centro, no un centro genérico
Grupos y subgrupos, niveles, turnos, tipos de enseñanza y calendario lectivo. Los servicios que ofrecéis —comedor, extraescolares, complementarias— con sus sesiones y sus precios. Las autorizaciones que ya usáis en papel, montadas como registros configurables. Y las series y formas de cobro de los recibos a las familias.
Damos de alta a las personas y repartimos permisos
Qué ve dirección y qué ve secretaría, botón a botón. Qué ve el profesorado y qué ven los monitores de cada servicio. Y la activación de cuentas de familias y alumnado, que es el paso que más ruido genera si se hace mal: se prepara con las circulares y el guion de soporte antes de abrirlo.
Acompañamos el primer trimestre de verdad
El primer pase de asistencia del comedor, el primer parte de faltas justificado por una familia, la primera remesa de recibos, el primer boletín publicado. Esos cuatro momentos son los que enseñan lo que hay que ajustar, y estamos dentro cuando ocurren. Es el mismo proceso de implantación que seguimos en cualquier proyecto nuestro.
Por eso el calendario real lo pone vuestro curso, no nosotros. Entrar en julio o agosto, con el centro tranquilo y la matrícula recién cerrada, no se parece en nada a arrancar en febrero con las clases en marcha: a mitad de curso se entra por fases y el cambio de los recibos se deja para el trimestre siguiente.
Después pesa el tamaño, porque no es lo mismo trescientos alumnos que mil quinientos, ni un claustro de veinte que de cien. Y pesa sobre todo qué deja exportar vuestro Plumier y con qué campos: cuando el fichero viene completo, la carga son días; cuando falta información, hay que completarla antes y eso se nota. Lo ajustamos a vuestras fechas en la primera reunión.
De punta a punta
Una falta, cuatro personas y ni un papel de por medio.
Si tienes que quedarte con un solo ejemplo de lo que cambia un software de gestión escolar para colegios, quédate con este, porque es el trámite que más veces al día ocurre en un centro y el que peor suele estar resuelto.
Hoy, en muchos colegios, una falta viaja así: el profesor la apunta en su cuaderno, alguien la pasa a una hoja de cálculo, la familia se entera días después o no se entera, el justificante llega en la mochila arrugado o por WhatsApp al móvil del tutor, y para saber si una falta concreta quedó justificada hay que preguntar a tres personas. Cuatro traspasos manuales para una gestión de dos minutos.
Con EduNex ese recorrido se cierra solo, y lo importante es que ni una sola vez hace falta que la familia hable directamente con el profesor para que funcione. La información llega a quien tiene que llegar, cada paso deja su rastro y el centro lo ve entero desde su bandeja.
Y ahora la parte que no verás en el folleto de nadie: esto no es un cuaderno de notas ni una evaluación por competencias. El profesor registra faltas y retrasos por asignatura, y las calificaciones se publican como boletín en PDF. Si lo que buscas es un cuaderno del profesor con rúbricas y criterios, este no es tu producto y preferimos decírtelo en la landing antes que en la demo.
El resto del recorrido —fichaje, nóminas, permisos, pase de asistencia— está contado paso a paso en el vídeo de formación del profesorado, que es material del centro y se entrega en la implantación de cualquier software de gestión escolar para colegios que hagamos.
Preguntas frecuentes
Lo que nos pregunta la dirección de un centro.
¿De verdad no hay forma de que un padre escriba a un profesor?
No la hay, y no depende de una configuración que alguien pueda cambiar por error. Una conversación en EduNex guarda quién la abre y de qué tipo es; no tiene campo de destinatario, así que no existe el sitio donde escribir a quién va dirigida. Todo entra por la bandeja de administración. La familia sí ve el nombre del profesor responsable del grupo de su hijo, pero eso es información, no un canal de contacto.
¿Se integra con Plumier?
No, y preferimos decirlo con esa palabra. Este software de gestión escolar para colegios no tiene ninguna conexión viva con Plumier. Lo que hay es importación de ficheros: exportas de Plumier un Excel o un CSV y lo subes al programa cuando quieras. Es manual, la dispara tu equipo y va en un solo sentido —nunca se escribe nada de vuelta en Plumier—. No hay API, ni credenciales, ni proceso automático nocturno. A cambio, se importan alumnos, matrículas, padres, profesores, horarios, nóminas y artículos, que es prácticamente todo lo que hace falta para empezar el curso.
¿Hay app móvil para las familias?
No hay app de tienda de aplicaciones ni notificaciones push. Lo que hay es una web que se usa igual de bien desde el móvil: la familia entra desde el navegador y ve las faltas, los boletines, las inscripciones y sus recibos. Lo contamos así porque es lo que es. Si tu centro necesita avisos push, hoy no los tenemos y no vamos a decirte que llegan el mes que viene.
¿Sirve para cobrar los recibos a las familias?
Sí, y es una de las partes más completas del producto: no todo software de gestión escolar para colegios lleva facturación de verdad, y este la lleva. Se emiten las facturas con su PDF, se gestionan los mandatos SEPA con validación del IBAN, queda el historial de pagos y los datos fiscales de cada familia, y todo eso lo consulta la familia desde su acceso sin llamar a secretaría. Por debajo es la misma maquinaria de facturación de nuestro programa de gestión para pymes, con su control de estado frente a la Agencia Tributaria.
¿Qué pasa con los datos de los alumnos y las fotos?
Que dejan de vivir en sitios que no controlas. Al no existir el canal directo familia-profesor, los teléfonos y correos personales de tu plantilla no se reparten entre cientos de familias, y los justificantes y las conversaciones quedan dentro del sistema en lugar de en galerías de móviles particulares. No te vendemos una certificación —no la tenemos—, te contamos que la superficie de exposición es menor y que, ante una revisión, puedes enseñar por dónde circula cada cosa.
¿Vale para un colegio con varias etapas y personal de servicios?
Sí, y es el escenario para el que está pensado este software de gestión escolar para colegios: cada centro funciona sobre su propia base de datos, con sus niveles, turnos, tipos de enseñanza, grupos y subgrupos. Además del profesorado hay perfil para el personal no docente y para los monitores de comedor y de complementarias, que solo ven la asistencia de su servicio. La parte laboral —fichaje, ausencias, nóminas, permisos— es la misma que verías en nuestro software de recursos humanos.
¿Hay prueba gratuita y cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Sí, te enseñamos el producto funcionando sin coste y sin compromiso, y en esa demo puedes traerte una exportación real de Plumier para ver cómo entra. Lo que viene después es una implantación, no una descarga: hay que configurar tu centro, repartir permisos y activar las cuentas. Se planifica contra tu calendario escolar y el compromiso de fechas se pone por escrito después de ver tus datos, nunca antes. Es como trabajamos cualquier software a medida para empresas.
Demo gratuita
Tráete una exportación
de Plumier y lo ves cargado.
La demo de este software de gestión escolar para colegios no es una presentación con capturas: es el programa funcionando. Y lo más útil que podemos hacer en esa hora es coger un fichero de verdad de los que tú exportas, subirlo delante de ti con la validación puesta y enseñarte tu centro dentro. En dos minutos sabrás si esto te sirve, y no hará falta que nadie te lo interprete.
- La demo no cuesta nada ni compromete a nada
- Si algo que necesitas de un software de gestión escolar para colegios hoy no está, te lo decimos en la propia demo
- Hablas con quien lo desarrolla y lo implanta, no con un comercial
