La pila de facturas,
asentada antes de
tomar el café.
Lo sabes mejor que nadie: cada mes, cientos de facturas que alguien tiene que meter una a una mientras el cliente espera y el trimestre aprieta. Vertebra OCR las lee, las contabiliza y las deja listas en tu programa de contabilidad. Tú solo le echas un ojo a lo que de verdad lo necesita. Lo que hoy se lleva media plantilla pasa a ser una persona y una hora.
Del PDF del cliente al asiento,
sin teclear por el camino.
Conoces la escena. El ZIP del mes que llega el día 20, los emails con PDFs sueltos, las fotos borrosas que un cliente manda a las nueve de la noche, y alguien del despacho sentado tecleando factura por factura mientras el café se enfría. Horas que se van en lo mecánico, justo cuando hace falta tiempo para asesorar. Vertebra OCR se queda con esa parte: lee cada factura, la valida, la propone contabilizada y deja que tu equipo solo mire lo que tiene dudas y confirme. Lo demás, hecho.
Antes
- Teclear factura por factura en NCS, A3 o Sage
- Buscar duplicados a ojo
- Crear proveedores y clientes a mano
- Cuadrar importes con calculadora
- No saber qué tiene cada cliente sin abrir su carpeta
Con Vertebra OCR
- Arrastrar el ZIP del cliente y revisar lo marcado en rojo
- Detección automática de duplicados antes de procesar
- Alta automática al confirmar la primera factura
- Validación de cuadre integrada
- Dashboard con pendientes, exportados y errores por cliente
Lo que cambia de verdad: ya no es abrir la carpeta de cada cliente y teclear hasta la noche. Es arrastrar el ZIP, echar un vistazo a lo que el sistema marca en rojo y, de un clic, pasar las facturas directas a tu programa de contabilidad. Lo que ya está escrito en la factura no se vuelve a escribir. Un café, un repaso, hecho.
Lo que pesa cada mes
en el despacho.
Llega el trimestre y media plantilla está picando facturas en vez de asesorando.
Cada factura tecleada a mano es una hora que no estás con tu cliente, que es por lo que de verdad te pagan. Y cuantos más clientes entran, más se come ese trabajo el margen. Deja que la máquina haga lo repetitivo y recupera a tu gente para lo que sabe hacer.
El cliente que manda los tickets en una foto borrosa, a las nueve de la noche.
Uno te llega con un ZIP el día 20, otro con PDFs sueltos en diez emails, otro con una foto torcida del móvil. Cada uno a su manera, y alguien tiene que ordenar ese caos antes siquiera de empezar. Tú sueltas todo tal cual te llega; el sistema lo ordena y lo deja listo.
Para saber por dónde va un cliente, toca abrir su carpeta y rezar.
Quién está al día, a quién le falta el mes, qué quedó pendiente la última vez… La información está, pero repartida en mil sitios, y cada cierre de mes empieza con esa incertidumbre. Aquí lo ves todo de un vistazo, cliente a cliente, sin abrir nada.
Todo lo que el despacho
necesita, integrado.
Seis piezas pensadas para tu día a día, que trabajan juntas para que cada factura llegue a tu programa de contabilidad validada y sin que nadie la vuelva a teclear.
Dashboard por cliente
Entra y ve de un vistazo qué hay pendiente: documentos por revisar, listos para exportar, asentados el último mes y qué clientes están al día y cuáles con trabajo abierto.
Cada cliente, como tú lo llevas
Respetamos cómo contabilizas a cada cliente: su plan de cuentas, sus tipos de IVA, sus proveedores y clientes, sus series y numeración. No te imponemos una forma de llevar la contabilidad.
Validación antes de procesar
Antes de que nadie revise nada, el sistema filtra duplicados, descarta lo que no es factura, valida el cuadre de importes, la coherencia del CIF, la fecha y el periodo, y enlaza con el maestro.
Revisión con el PDF a la vista
Una pantalla para confirmar con un clic, no para rellenar formularios. El documento original a la derecha, los datos extraídos a la izquierda e incidencias arriba en color: rojo bloqueante, amarillo informativo.
Auto-aprobación de proveedores conocidos
Las facturas que pasan todas las validaciones y son de proveedores conocidos pueden aprobarse solas. Y al confirmar una de un proveedor o cliente nuevo, se da de alta automáticamente sin salir de la pantalla.
Directas a tu programa de contabilidad
De un clic, las facturas pasan ya contabilizadas a A3, Sage, Contasol, NCS o el que uses, con sus cuentas nuevas y los cobros y pagos. En el formato exacto que tu programa importa, y revisándolo antes con calma.
El PDF a la derecha,
los datos a la izquierda.
Revisas cada factura con el documento original delante, como si lo tuvieras en la mano. No rellenas formularios: solo das el visto bueno a lo que el sistema ya ha leído por ti. Y si algo no encaja, lo ves arriba en color antes de llegar a la factura, sin sorpresas a final de mes.
- Rojas bloqueantes: no avanzan hasta corregir el error (CIF que no coincide, cuadre incorrecto…).
- Amarillas informativas: quedan con el aviso visible, pero te dejan seguir (serie no detectada…).
- Alta sin salir de la pantalla: al confirmar un proveedor o cliente nuevo, se da de alta automáticamente.
De la carpeta del cliente
a tu programa, sin teclear.
La máquina propone; tú tienes la última palabra, como debe ser.
Nadie va a contabilizar a ciegas por ti: ahí está tu oficio, y eso no se toca.
Eliges el cliente y el mes
Seleccionas el cliente y el periodo que quieres cerrar. El sistema reúne todas sus facturas ya revisadas y listas para contabilizar.
Cliente + mesEl sistema lee las facturas y marca en rojo lo que hay que mirar
Lee cada factura y te avisa solo de lo que merece tu atención: un duplicado, un importe que no cuadra, un dato que falta. Lo demás ya está resuelto.
Avisos solo de lo importanteRevisas esos avisos en segundos
Confirmas o corriges lo que el sistema ha marcado, con tu criterio de siempre. Nada entra en la contabilidad de tu cliente sin que tú le hayas dado el visto bueno antes. La responsabilidad sigue siendo tuya, y así debe ser.
Tú tienes la última palabraUn clic y las facturas entran en tu programa de contabilidad
Ya contabilizadas y en el formato exacto que tu programa importa: A3, Sage, Contasol, NCS… o el que uses. Sin teclear nada y sin que se repitan en el siguiente cierre.
Directas a tu programaLas facturas de tu cliente,
directas a tu programa
de contabilidad.
No te pedimos cambiar de programa ni aprender nada nuevo: nos amoldamos al que llevas años usando. Las facturas pasan directas a tu programa de contabilidad, ya contabilizadas y en su formato exacto, de un solo paso. Y si trabajas con uno que aún no tenemos integrado, te damos un Excel limpio, con todo cuadrado y el enlace a cada factura, para que nadie se quede fuera.
- Entran ya contabilizadas en A3, Sage, Contasol, NCS y más: sin pasar por plantillas de Excel.
- ¿Usas otro programa? Te damos un Excel limpio y ordenado, con todo cuadrado y un enlace a cada factura.
- No se descuadra contigo: si tu contable crea una cuenta a mano en su programa, el sistema la recupera y la reutiliza la próxima vez.
Se integra con tu programa. No te casa con uno.
Calcula tu ahorro
¿Cuánto tiempo recuperaría tu despacho?
Mueve el control según las facturas que tu asesoría procesa cada mes. Verás al instante las horas que tu equipo deja de teclear gracias al OCR de Vertebra.
de tecleo que recuperas
Equivale a ~0,5 personas dedicadas solo a teclear facturas, en vez de a asesorar a tus clientes.
Estimación basada en 30 segundos de tecleo manual ahorrados por factura.
Hablemos.
Cuéntanos cómo es tu despacho y cómo os llegan las facturas, con su caos y todo. Te enseñamos cómo sería tu mes con esto, con tus propios clientes y tu programa de siempre. Sin tecnicismos, sin presentaciones genéricas y sin compromiso: configuramos cliente a cliente, nos entendemos con tu contable y acompañamos a tu equipo hasta que va solo.
