Vertebra Limpiezas
Software para empresas de limpieza
sin el Excel paralelo de cada mes.
La limpieza diaria, los cristales quincenales y la desinfección trimestral conviven en el mismo contrato, y cada mes hay que facturar la parte justa de cada uno. Aquí ese reparto lo calcula el programa. Tú lo revisas y lo envías.
Lo desarrollamos nosotros. Si tu forma de facturar no cabe en el programa, se cambia el programa.
Servicios semanales
Servicios no semanales prorrateados
El abrillantado de cada cuatro meses sale repartido en la factura de cada mes.
Qué es
Un software para empresas de limpieza escrito para tu forma de facturar.
Vertebra Limpiezas es el software para empresas de limpieza con el que llevas tu cartera de contratos, facturas el mes entero, cobras por el banco, pagas las nóminas y controlas la jornada de tu gente. Escrito para el sector desde la primera línea.
La diferencia empieza en el contrato. En limpieza, dentro de un mismo contrato conviven una limpieza diaria de oficinas, unos cristales cada quince días, una desinfección trimestral y un abrillantado dos veces al año. Aquí esa periodicidad es un dato del contrato, y al cerrar el mes cada factura sale con la parte que toca de cada servicio.
La segunda diferencia es a quién facturas: detrás de cada comunidad de vecinos hay un administrador de fincas, y aquí tiene ficha propia enlazada al contrato. Y la tercera es tu gente, que trabaja en las instalaciones del cliente: su horario teórico y su fichaje viven en el mismo programa.
Dónde falla un ERP genérico
Cuatro cosas que ningún ERP horizontal sabe hacer.
Holded, A3, Sage o SAP Business One están hechos para vender productos y emitir cuotas fijas. Estas cuatro preguntas del día a día se les escapan, y un software para empresas de limpieza nace justamente de ellas.
«Este servicio se hace cada quince días. ¿Cuánto le facturo este mes?»
La periodicidad de un ERP horizontal es mensual, trimestral o anual, y todo lo demás acaba en una hoja de cálculo aparte. Aquí la periodicidad vive en el contrato y la factura sale ya repartida.
«Sube el IPC. Hay que tocar ciento veinte contratos.»
Revisar precios en un ERP genérico significa exportar a Excel, recalcular y volver a entrar contrato por contrato. Aquí la subida se aplica a toda la cartera desde una sola pantalla.
«La comunidad la lleva un administrador de fincas, pero el programa solo entiende de clientes.»
El modelo estándar solo entiende de cliente y factura. Aquí el despacho que intermedia tiene su propia ficha: sabes qué comunidades hay detrás y qué contratos se mueven cuando cambia de cartera.
«Mi gente ficha en casa del cliente, no en una oficina con terminal.»
Casi ningún ERP horizontal trae registro de jornada, y se acaba pagando una app de fichaje aparte, con otra cuota y otros datos. Aquí el fichaje vive en la misma base de datos que el contrato y el horario pactado.
Lo que hace distinto
Lo que un software para empresas de limpieza tiene y un ERP genérico no.
Seis cosas concretas que separan este software para empresas de limpieza de un programa de gestión cualquiera. Cada una nació de un problema real de facturación.
El reparto de los servicios no semanales
Cada servicio guarda su periodicidad: quincenal, mensual, trimestral, semestral o la que pactes. Los semanales guardan además sus horas de lunes a domingo por separado. La factura de cada mes sale con la parte que corresponde, todos los meses, sin que nadie tenga que recordarlo.
El mes entero se factura y se envía de una vez
Un cierre genera las facturas de toda la cartera con el reparto ya hecho, y un envío masivo las manda por email dejando marcado cuáles salieron.
Los recibos al banco, en cuaderno 19
El programa genera el fichero XML del cuaderno 19 para cobrar a tus clientes automáticamente, listo para subir al banco. Los recibos devueltos se marcan y su factura entra sola en la siguiente remesa.
Y también los pagos: cuadernos 34 y 43
Las nóminas y las facturas de proveedores salen en remesas del cuaderno 34, desde el propio programa. Y trabaja también con el cuaderno 43 de conciliación bancaria. Es la parte que más tiempo devuelve.
La subida del IPC, en una pantalla
Indicas el porcentaje y el programa recalcula los importes de toda la cartera. La revisión de enero pasa de varios días a una mañana.
Turnos partidos y sustituto por contrato
El horario teórico admite hasta tres tramos de entrada y salida por día, y cada contrato guarda su trabajador sustituto: cuando alguien falta, sabes al momento quién cubre ese centro.
El cierre del mes
Del contrato a la factura, y de la factura al banco.
Los tres días peores del mes son el 1, el 2 y el 3: facturar, revisar, enviar y remesar. Así quedan cuando el software para empresas de limpieza hace el trabajo.
- 1
Cierras el mes
El programa genera una factura por cada contrato activo, con los servicios semanales y los no semanales ya repartidos.
- 2
Revisas solo lo que se sale
Los trabajos esporádicos (una limpieza de fin de obra, un repaso extra) se facturan aparte, y el programa vigila que nada se cobre dos veces.
- 3
Envías todo por email
Un envío masivo manda cada factura a su cliente y a su administrador de fincas con tu plantilla de mensaje, y marca cuáles salieron.
- 4
Pasas los recibos al banco
Las facturas domiciliadas se convierten en el fichero del cuaderno 19, listo para subir al banco. Un recibo devuelto entra solo en la siguiente remesa.
El cálculo, con números y paso a paso, está en la guía sobre cómo facturar un contrato de limpieza con servicios no semanales.
La factura de la comunidad Puerta del Mar se queda fuera: no está domiciliada, paga por transferencia.
Fichaje del personal
Tu gente ficha desde su móvil, en las instalaciones del cliente.
El portal de fichaje del software para empresas de limpieza se instala en la pantalla de inicio del móvil como una aplicación. Cada persona entra con su contraseña y solo ve lo suyo.
- Cada tramo, con su fichaje. El turno de mañana y el de tarde quedan registrados por separado, tal y como se pactaron.
- Motivo al salir. Fin de jornada, pausa de comida o cita médica quedan guardados con cada fichaje.
- Los fichajes fuera de horario, explicados. Cada uno llega con el motivo escrito por el propio trabajador.
- Las jornadas olvidadas se cierran solas. Sin horas de más, con la incidencia anotada y un aviso por correo a esa persona.
Lo fichado se contrasta con el horario pactado desde el programa de oficina. El registro de jornada es obligatorio según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y si llevas nóminas, contratos y ausencias, esto conecta con nuestra plataforma de recursos humanos.
Horario de hoy
María G.
13:02
Jornada iniciada a las 08:00
Motivo de salida
Finalizar jornada
Estás fichando fuera del horario habitual. Cuéntanos por qué antes de continuar.
Puesta en marcha
Cómo se pone en marcha.
Cuatro pasos que apuntan al mismo sitio: que el primer cierre de mes de tu software para empresas de limpieza salga bien a la primera.
Traemos tu cartera
Clientes, comunidades, administradores de fincas, proveedores y contratos, cada uno con sus servicios, sus horas y su periodicidad. Es el paso que más se cuida.
Ajustamos el cálculo a tu manera de facturar
Series de facturación, precios, formas de pago, cuentas para las remesas y plantillas de correo. Salimos con un mes facturado en blanco para comparar los importes con los tuyos.
Damos de alta a tu gente y abrimos el fichaje
Cada trabajador recibe su acceso con su horario teórico y sus tramos, y se instala el portal de fichaje en su móvil.
Hacemos contigo el primer cierre
El primer mes lo facturamos juntos: generamos, revisamos, enviamos y preparamos la primera remesa. A partir del segundo lo haces tú en un rato. Si necesitas que hable con otro programa, lo vemos en integraciones.
Cuánto se tarda lo marca vuestra cartera: no es lo mismo cuarenta contratos que cuatrocientos, ni horas fijas semanales que servicios quincenales o mensuales que hay que repartir. Cuenta también si migramos el histórico de facturación y si el fichaje entra desde el primer día. El plazo lo cerramos cuando hayamos visto vuestros contratos.
El resto del día a día
Y todo lo que pasa
entre cierre y cierre.
Facturar es lo que más duele, pero el mes tiene más días. Un software para empresas de limpieza sostiene también todo esto.
Compras y gasto. Pedidos a proveedor, albaranes, facturas de proveedor y gastos generales, en el mismo sitio donde llevas los contratos.
Presupuestos con la estructura del contrato. Servicios, horas y precio por hora: cuando el cliente dice que sí, ya está pensado como se va a facturar.
Avisos de vehículos. Matrícula, documentación, botiquín y extintor: el programa avisa antes de cada vencimiento, con margen para reaccionar.
Incidencias con tipo, gravedad y estado. La queja de un cliente, el cristal roto o la baja de última hora quedan registrados con su historia.
Quién hizo qué. Usuarios con contraseña y registro de actividad: cuando un importe cambia, esa pantalla contesta quién y cuándo.
Próximas revisiones de vehículos
La fecha de aviso se calcula sola a partir de cada vencimiento.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de la prueba.
¿En qué se diferencia un software para empresas de limpieza de un ERP como Holded, A3 o Sage?
En el contrato. Un ERP horizontal modela una cuota que se repite igual todos los meses; en limpieza un mismo contrato mezcla servicios diarios, quincenales, trimestrales y semestrales, y un software para empresas de limpieza guarda esa periodicidad como un dato más.
¿Cómo se factura un servicio que se presta cada quince días o cada tres meses?
La periodicidad se guarda en el contrato y el programa deja en la factura de cada mes la parte que corresponde. Una desinfección trimestral llega repartida entre sus tres meses, sola y sin cálculo manual.
¿Puedo facturar a comunidades de vecinos a través de su administrador de fincas?
Sí. El administrador de fincas tiene ficha y código propios, y el contrato de cada comunidad apunta a él: ves la cartera agrupada por despacho, le diriges la factura y sabes qué contratos se mueven cuando gana o pierde una comunidad.
¿Genera el fichero del cuaderno 19 para domiciliar los recibos?
Sí: el programa genera el XML del cuaderno 19 listo para subir al banco, y los recibos devueltos vuelven solos a la remesa siguiente. Por el mismo sitio salen las remesas de pago del cuaderno 34 (nóminas y proveedores), y trabaja también con el cuaderno 43.
¿Cómo fichan los limpiadores si trabajan en las instalaciones del cliente?
Desde su propio móvil, en un portal que se instala en la pantalla de inicio como una app: eligen la franja del día y al salir indican el motivo. Todo queda en la misma base de datos que su horario teórico, con hasta tres tramos al día.
¿Puedo subir los precios de toda la cartera cuando sube el IPC?
Sí. Indicas el porcentaje en la pantalla de revisión masiva y el programa recalcula los contratos de toda la cartera. La revisión de enero pasa de varios días a una mañana.
¿Cuánto tarda en ponerse en marcha un software para empresas de limpieza como este?
Depende del tamaño de tu cartera y del estado de los datos. El orden sí es fijo: primero se carga la cartera, luego se ajusta el cálculo, después se abre el fichaje y por último facturamos contigo el primer mes, hasta que el cierre cuadre con tus números.
Prueba gratuita
Pruébalo con
tres contratos tuyos.
Danos tres contratos de verdad (uno diario, uno quincenal y uno trimestral) y te montamos un entorno de prueba con ellos dentro. Facturas el mes, comparas los importes con los tuyos y decides viendo tus números.
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- El portal de fichaje abierto para que lo pruebe una persona de tu equipo
- Un software para empresas de limpieza que se adapta a cómo factura tu empresa
Somos una spin-off reconocida por la Universidad de Murcia, con sede en su campus. Conoce al equipo.
