La factura electrónica obligatoria es la nueva forma de emitir y recibir facturas que el Real Decreto 238/2026 impone a todas las empresas y autónomos en España. Será obligatoria desde el 1 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación y desde el 1 de octubre de 2028 para el resto de pymes y profesionales.
La factura electrónica será obligatoria entre empresas y autónomos en España según el Real Decreto 238/2026: desde el 1 de octubre de 2027 para empresas que facturen más de 8 millones de euros, y desde el 1 de octubre de 2028 para el resto de pymes y profesionales.
- 1 de octubre de 2027: empresas con facturación superior a 8 millones de euros.
- 1 de octubre de 2028: resto de pymes y autónomos.
- Qué deja de valer: la factura en papel y el PDF enviado por correo.
- Qué se exige: factura en formato estructurado emitida con software adaptado.
- Base legal: Ley 18/2022 (Crea y Crece) desarrollada por el RD 238/2026.
El 31 de marzo de 2026 se publicó en el BOE el Real Decreto 238/2026, la norma que pone fecha definitiva al fin de la factura en papel y al PDF enviado por correo electrónico. Después de tres años de espera desde la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, las pymes españolas ya tienen un calendario claro: la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales es ya un hecho legal, no una posibilidad futura.
Para muchos responsables de pyme, esto suena a otro trámite digital impuesto por Hacienda. Pero la realidad es bien distinta. Según datos del Ministerio de Asuntos Económicos, el 94% de las facturas que circulan entre empresas españolas todavía se emiten en papel o como PDF adjunto, modelos que la nueva normativa ya no aceptará. Las pymes que se preparen con tiempo evitarán sanciones, ahorrarán entre un 60% y un 80% de costes administrativos y reducirán los plazos de cobro hasta en 15 días, según el último estudio de la Cámara de Comercio de España.
En esta guía explicamos, en lenguaje claro y orientado a responsables de pymes, qué cambia, qué tienes que hacer y cuándo, qué riesgos asume tu empresa si no se prepara y cómo elegir un software de gestión adecuado para cumplir sin sobresaltos.
Qué es la factura electrónica obligatoria y por qué llega ahora con la Ley Crea y Crece
Hablamos de factura electrónica obligatoria cuando la legislación impone que toda factura emitida entre empresas y profesionales se cree, transmita y conserve en formato digital estructurado, no como un PDF cualquiera. La diferencia es importante: un PDF es una imagen de la factura, mientras que un archivo electrónico estructurado (Facturae, UBL o CII) es información que cualquier sistema informático puede leer automáticamente, sin error humano y sin transcripción manual.
La obligación nace con la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Su artículo 12 modificó la Ley 56/2007 de impulso de la sociedad de la información para extender la obligación de facturar electrónicamente a todas las relaciones B2B. Sin embargo, la ley se aprobó sin reglamento que la desarrollara, y durante más de tres años el calendario quedó en suspenso. Ese vacío termina con el RD 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.
El motivo último es doble. Por un lado, combatir la morosidad: España es el país europeo con mayor índice de pagos fuera de plazo entre empresas, con una media de 95 días en 2024 según el INE. La trazabilidad digital permite a la administración detectar incumplimientos. Por otro, alinear el sistema español con la directiva europea ViDA (VAT in the Digital Age), que obligará a partir de 2030 a un modelo único de facturación electrónica intracomunitaria.
Lo cubrimos paso a paso en integraciones de Vertebra.
Calendario y plazos: cuándo te afecta a tu pyme
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria? La factura electrónica obligatoria entra en vigor de forma escalonada: el 1 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual, y el 1 de octubre de 2028 para el resto de pymes, microempresas y autónomos. Los plazos cuentan desde la Orden Ministerial prevista para octubre de 2026.
- Grandes empresas (> 8 M€): 1 de octubre de 2027.
- Pymes, microempresas y autónomos: 1 de octubre de 2028.
- Obligación de recibir: desde octubre de 2027 si tu proveedor es una empresa grande.
El RD 238/2026 establece dos fases de obligación que dependen del volumen de operaciones de tu empresa en el año natural anterior. La fecha clave para arrancar el cronómetro es la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica, prevista para el 1 de octubre de 2026. A partir de ahí cuentan los plazos de aplicación efectiva de la factura electrónica obligatoria.
| Tipo de empresa | Volumen anual | Fecha límite | Margen para adaptarse |
|---|---|---|---|
| Grandes empresas | Más de 8 millones € | 1 de octubre de 2027 | ≈ 17 meses |
| Pymes y microempresas | Menos de 8 millones € | 1 de octubre de 2028 | ≈ 29 meses |
| Plataformas privadas (proveedores software) | Cualquiera | 1 de octubre de 2027 | ≈ 17 meses |
| Solución pública AEAT disponible | — | Antes del 1 de agosto de 2027 | — |
Si tu empresa va a recibir facturas de un proveedor grande a partir de octubre de 2027, tu sistema deberá ser capaz de recibirlas en formato electrónico estructurado, aunque tu propia obligación de emitirlas no llegue hasta 2028. Es decir, la fecha relevante para tu pyme no es solo cuándo emites, sino cuándo recibes. Por eso recomendamos no apurar al máximo: lo razonable es estar operativo a mediados de 2027.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica B2B entra en vigor de forma escalonada: el 1 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual y el 1 de octubre de 2028 para el resto de pymes, microempresas y autónomos, según el Real Decreto 238/2026.
- Octubre 2027: grandes empresas (> 8 M€).
- Octubre 2028: pymes, microempresas y autónomos.
¿A quién obliga la factura electrónica obligatoria?
Obliga a toda empresa o profesional con domicilio fiscal en España que facture a otra empresa o profesional (B2B), sin importar el sector ni el número de facturas. Quedan fuera, por ahora, las facturas a consumidores finales particulares (B2C).
- Incluidos: SL, SA, autónomos en directa y en módulos.
- Excluidos por ahora: operaciones B2C a particulares.
¿Qué software necesito para la factura electrónica?
Necesitas un software que emita formatos estructurados (Facturae, UBL o CII), aplique firma electrónica avanzada y sello de tiempo, se conecte con la solución pública de la AEAT y sea compatible con qué es Verifactu. Un programa de facturación fácil ya homologado cubre todo esto.
- Formatos Facturae / UBL / CII.
- Firma avanzada y sello de tiempo.
- Conexión con la solución pública y Verifactu.
A quién obliga la Ley Crea y Crece
¿A quién obliga la factura electrónica obligatoria? La factura electrónica obligatoria afecta a toda relación de facturación entre empresas y profesionales (B2B) con domicilio fiscal en España, sin importar sector ni tamaño. Están obligados grandes empresas, pymes, microempresas y autónomos, incluidos los que tributan por módulos. No afecta, de momento, a las facturas emitidas a particulares (operaciones B2C).
- Obligados: empresas, pymes, microempresas y autónomos (incluidos módulos) en operaciones B2B.
- Excluidos por ahora: facturas a consumidores finales particulares (B2C).
- Requisito común: domicilio fiscal en España.
La obligación afecta a toda relación de facturación entre empresarios y profesionales con domicilio fiscal en España, sin importar el sector ni el tamaño. Quedan fuera, por ahora, las facturas a consumidores finales (relaciones B2C), aunque la administración ya ha anunciado que llegarán en una fase posterior.
Empresas con más de 8 millones de facturación
Son el primer grupo obligado. La cifra de 8 millones de euros se calcula sobre el volumen de operaciones del ejercicio anterior, es decir, lo que aparece en la casilla 88 del modelo 390 del IVA. Estas empresas son aproximadamente el 1,5% del tejido productivo español, pero concentran cerca del 70% de la facturación B2B. La Agencia Tributaria espera que su entrada acelere la adopción del resto del mercado.
Pymes, microempresas y autónomos
Para el resto de empresarios y profesionales, incluidas las personas físicas en estimación directa o por módulos, la obligación de emisión llega el 1 de octubre de 2028. Sin embargo, todas estas empresas estarán obligadas a recibir factura electrónica desde octubre de 2027 si su proveedor es una empresa grande. Esto incluye a la mayoría de pymes que compran a un mayorista, a una cadena de suministros o a una multinacional.
En la práctica, el dato más importante es que el 100% del tejido empresarial español estará en el sistema antes de finalizar 2028. No hay excepciones por sector. Tampoco las hay por número de facturas mensuales: tanto si emites 10 al mes como si emites 10.000, debes cumplir con la factura electrónica obligatoria.
Requisitos técnicos del Real Decreto 238/2026
¿Qué software necesito para la factura electrónica obligatoria? Necesitas un software de facturación que emita y reciba formatos estructurados (Facturae, UBL o CII), aplique firma electrónica avanzada y sello de tiempo, se conecte con la solución pública de la AEAT y sea compatible con Verifactu. Un PDF enviado por correo ya no será válido entre empresas.
- Formatos: Facturae 3.2.x, UBL 2.1 o CII 16B.
- Seguridad: firma electrónica avanzada y sello cualificado de tiempo.
- Conexión: envío de copia fiel a la solución pública de la AEAT.
- Compatibilidad: integración con Verifactu (sistema antifraude).
El reglamento publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 establece requisitos técnicos concretos que cualquier software de facturación deberá cumplir. Aquí están los puntos clave que debes verificar antes de cerrar contrato con tu proveedor:
- Formatos estructurados aceptados: Facturae 3.2.x (XML, formato español), UBL 2.1 (estándar europeo OASIS) y CII 16B (CrossIndustryInvoice, ISO/UNECE).
- Identificación obligatoria: firma electrónica avanzada y sello cualificado de tiempo (timestamp) en cada factura emitida.
- Conexión con la solución pública: capacidad de remitir copia fiel a la plataforma de la AEAT, que actuará como repositorio centralizado.
- Acuse de recibo y trazabilidad: el receptor debe poder confirmar la recepción en un plazo máximo de cuatro días hábiles, y el emisor conservar registro durante seis años.
- Compatibilidad con Verifactu: integración con el sistema antifraude de la AEAT, también conocido como SIF (Sistema Informático de Facturación). Si operas en País Vasco, Navarra o como gran empresa, repasa las diferencias entre Verifactu, TicketBAI y SII para confirmar cuál te aplica.
- Estado del pago: la factura debe incluir información sobre si ha sido aceptada, rechazada o pagada total o parcialmente.
Conviene insistir en un detalle clave: no toda solución de facturación cumple con todos estos requisitos. Muchos programas básicos siguen funcionando solo con PDF, y otros generan XML pero no firman ni se conectan con la solución pública. Para una pyme sin departamento técnico, lo más práctico es partir de un programa de facturacion facil compatible que ya cumpla el reglamento de fábrica. Antes de comprar o renovar tu software, exige al proveedor confirmación expresa de que cumple el RD 238/2026 íntegramente.
Cómo prepararse paso a paso
Adaptar una pyme a la factura electrónica obligatoria no es solo cambiar un programa: implica revisar procesos, formar al equipo y validar la conexión con clientes y proveedores. Estos son los cinco pasos que recomendamos a nuestros clientes en Vertebra Gestión:
1. Diagnóstico de tu situación actual
Identifica qué software usas hoy, en qué formato emites facturas, cómo las archivas y cuántos proveedores y clientes tienes. Si todavía utilizas Word, Excel o PDFs creados manualmente, el cambio será mayor que si ya facturas con un ERP que solo necesita un módulo añadido. Si llevas la administración de un despacho, valora también digitalizar y automatizar facturas en asesorias para eliminar la introducción manual de datos.
2. Elección de software certificado
Pide a tu proveedor de software un certificado de cumplimiento del RD 238/2026 y compatibilidad con Verifactu. Si trabajas con un ERP a medida, asegúrate de que el desarrollador planifica la actualización con tiempo. Confirma también que la solución sabe enviar y recibir tanto Facturae como UBL, porque tus clientes europeos exigirán este último. Si prefieres no complicarte, un programa de facturación fácil como nuestro software certificado Verifactu cubre de serie ambos formatos y la conexión con la solución pública.
3. Formación del equipo administrativo
El personal que hoy mete facturas a mano debe entender qué es una firma electrónica avanzada, qué hacer cuando una factura recibida no llega correcta y cómo comunicar el estado de pago al emisor. La curva de aprendizaje suele ser de dos semanas si la formación es práctica.
4. Pruebas con tres proveedores y tres clientes
Antes de la fecha límite, lanza un piloto real con seis socios comerciales. Emite y recibe facturas en formato estructurado, valida acuses de recibo y verifica que la firma se reconoce. Detectarás incompatibilidades de versiones y errores de configuración con tiempo de margen.
5. Despliegue completo y monitorización
Una vez en producción, monitoriza durante los primeros tres meses los rechazos, los acuses no recibidos y las facturas no pagadas. Cualquier incidencia debe quedar registrada por si Hacienda reclama justificación.
Sanciones por incumplimiento
El RD 238/2026 remite al régimen sancionador previsto en la Ley General Tributaria y en la Ley 56/2007. Las multas oscilan entre 10.000 € por infracción y porcentajes sobre el volumen de operaciones para casos de incumplimiento sistemático. Pero más allá de la sanción directa, hay tres riesgos económicos relevantes que conviene tener presentes.
El primero es operativo: si un cliente grande te exige factura electrónica y tú no puedes emitirla, simplemente no cobrará y dejará de comprarte. El segundo es financiero: las facturas no electrónicas no servirán para deducir IVA en el siguiente trimestre, lo que distorsiona la liquidez. El tercero es reputacional: aparecer en listados de proveedores no homologados penaliza el acceso a contratos públicos y a grandes cadenas de suministro.
Por estas tres razones, Vertebra Gestión recomienda no enfocar la factura electrónica obligatoria como una obligación a cumplir en el último momento, sino como una palanca de competitividad que conviene activar cuanto antes.
Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar la factura electrónica
En Vertebra Gestión llevamos más de quince años implantando software de gestión y facturación en pymes españolas. Nuestro equipo ha acompañado a más de 200 empresas en la transición a Verifactu y al SII en los últimos años, y ayudamos a asesorías y despachos a digitalizar y automatizar las facturas en asesorías con OCR e IA, y conocemos bien los puntos donde una pyme se atasca: integración con el ERP existente, formación del equipo y soporte el día que falla la firma. Trabajamos con software certificado Verifactu propio (VertebraPyme) y con desarrollos a medida cuando el sector tiene necesidades específicas. Nuestro plazo medio de implantación estándar es inferior a 2 meses. Si te plantea dudas el calendario o no sabes por dónde empezar, contacta con nuestro equipo y diseñaremos un plan de adaptación adaptado a tu volumen y sector.
Preguntas frecuentes
¿La factura electrónica obligatoria se aplica también a autónomos en estimación objetiva (módulos)?
Sí. El RD 238/2026 incluye en la obligación a todos los empresarios y profesionales con domicilio fiscal en España, sin distinción de régimen fiscal. Los autónomos en módulos están obligados a emitir y recibir factura electrónica desde el 1 de octubre de 2028 cuando facturen a otra empresa o profesional, igual que el resto de pymes.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?
No exactamente. El sistema previsto exige que el software remita una copia fiel de cada factura emitida a la solución pública de la AEAT, pero esta remisión es asíncrona, no en tiempo real. Es distinto al SII, que sí exige envío inmediato. Eso sí: los plazos máximos para remitir la copia son cortos, alrededor de cuatro días hábiles desde la emisión.
¿Qué pasa con las facturas que ya tengo en PDF? ¿Tengo que digitalizarlas?
No. Las facturas emitidas antes de tu fecha de obligación (octubre de 2028 para la mayoría de pymes) siguen siendo válidas en su formato original durante los seis años de conservación legal. Solo las facturas emitidas a partir de tu fecha de obligación deben cumplir el formato electrónico estructurado.
¿Puedo seguir enviando PDF por email a mis clientes después de la fecha de obligación?
No, salvo que el cliente sea un consumidor final particular (B2C). Entre empresas y profesionales (B2B) la única factura válida será la electrónica estructurada, firmada y remitida según el RD 238/2026. Un PDF enviado por email después de tu fecha límite no cumplirá los requisitos legales y tu cliente no podrá deducir el IVA correspondiente.
¿Tengo que pagar por usar la solución pública de la AEAT?
La solución pública de facturación electrónica de la AEAT será gratuita para los empresarios y profesionales que la utilicen. Es la alternativa básica para autónomos y microempresas con poco volumen. Sin embargo, no incluye integración con tu ERP, contabilidad ni gestión comercial: si emites más de 50 facturas mensuales o necesitas trabajar conectado con tu sistema de gestión, te conviene un software profesional.
Si buscas un programa de facturación compatible con Verifactu, en Vertebra Gestión te ayudamos a cumplir con la normativa desde el primer día. También puedes ver cómo funciona VertebraPyme, nuestro software de gestión para pymes.
¿Sabías que la factura electrónica también abre la puerta a digitalizar facturas de forma automática? Con OCR+IA, tus facturas entran directamente en tu programa de contabilidad sin teclear.
La factura electrónica obligatoria no es una amenaza, es una oportunidad para profesionalizar la administración de tu pyme y ahorrar tiempo y dinero. Si arrancas la adaptación en 2026 con un software adecuado y un partner experimentado, llegarás a octubre de 2028 con todo bajo control y sacando partido a la trazabilidad digital. Solicita una consulta gratuita con nuestro equipo y te explicaremos cómo encaja la nueva normativa en tu negocio concreto.
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VertebraPyme es un software preparado para la factura electronica obligatoria y Verifactu, con implantacion inmediata y soporte en español. Desde 25 €/mes con 10 usuarios incluidos (9 €/mes autonomos), sin permanencia. Llega a 2028 con la adaptacion resuelta.
