Este caso éxito pyme muestra cómo Distribuciones Andaluzas SL, una empresa de 18 empleados, recuperó 60 horas al mes (3 jornadas completas semanales del equipo administrativo) tras implantar el software de gestión integral VertebraPyme.
Este caso de éxito de Vertebra muestra cómo Distribuciones Andaluzas SL, una pyme de 18 empleados, recuperó 60 horas al mes (3 jornadas completas semanales del equipo administrativo) tras implantar el software de gestión integral VertebraPyme. La automatización de facturación, conciliación bancaria y seguimiento comercial liberó tiempo para crecer.
El 73% de las pymes españolas declaran que dedican más tiempo del que querrían a tareas administrativas repetitivas, según el último informe del Observatorio Vodafone para la pyme. Cuadrar el banco a mano, emitir facturas una por una, perseguir cobros por teléfono o anotar oportunidades comerciales en hojas de cálculo dispersas son tareas que se acumulan semana tras semana hasta consumir días enteros del equipo.
Cuando una empresa familiar de 18 personas se acerca a Vertebra Gestión, casi siempre llega con la misma frase: «no podemos crecer porque vivimos apagando fuegos». Este caso de éxito de Vertebra recoge la historia real de una de esas pymes, los pasos que dimos juntos y los números concretos que conseguimos a los cuatro meses. Si tu empresa se parece a la que describimos, los resultados podrían ser muy similares.
El punto de partida: una pyme atrapada en lo manual
Distribuciones Andaluzas SL (nombre ficticio por confidencialidad, datos reales) es una distribuidora de productos de hostelería con sede en Sevilla. Cuando empezamos el proyecto, facturaba 4,2 millones de euros al año, tenía 18 empleados y dos personas dedicadas a tiempo completo a administración. El problema no era de volumen: era de procesos.
El equipo administrativo usaba tres programas distintos sin conexión entre ellos: uno para emitir facturas, otro para llevar la contabilidad y hojas de cálculo para todo lo demás. Cada cobro se anotaba a mano en al menos dos sitios. La conciliación bancaria mensual se hacía con extractos impresos y un rotulador. El comercial llevaba su agenda de clientes en un Excel que solo abría él.
Antes de proponer nada, hicimos una auditoría de tiempos durante dos semanas. El resultado fue claro:
| Tarea | Horas/semana antes | Frecuencia |
|---|---|---|
| Emitir facturas y enviarlas por email | 6,5 h | Diaria |
| Anotar cobros y comprobar saldos | 4 h | Diaria |
| Conciliación bancaria mensual | 8 h | Mensual (2 h/sem) |
| Recordar pagos a proveedores | 2 h | Semanal |
| Reportes y consultas del director | 3 h | Semanal |
| Total estimado | ~17,5 h/sem | ~70 h/mes |
De esas 70 horas mensuales, comprobamos que aproximadamente 60 eran automatizables sin tocar la plantilla. Esa cifra se convirtió en el objetivo del proyecto y en el titular de este caso de éxito de Vertebra.
Lo desarrollamos a fondo en software a medida.
Automatización de la facturación: el primer alivio
La primera fase consistió en migrar la facturación al módulo de VertebraPyme. La empresa estaba obligada a adaptarse a la normativa SII de la AEAT y, en paralelo, a prepararse para Verifactu. Eran dos requisitos legales que nadie quería tocar y que estaban a punto de convertirse en un problema.
Configuramos plantillas de factura con QR Verifactu, envío automático al cliente por email, generación de huella digital firmada y conexión directa con la contabilidad. El asiento contable se crea en el mismo segundo que se emite la factura: cero doble trabajo. El equipo administrativo pasó de 6,5 horas semanales emitiendo facturas a poco más de 1.
El comercial puede emitir él mismo facturas proforma desde el móvil cuando visita al cliente, y la oficina central decide si las convierte en factura definitiva. Lo que antes era una llamada, un correo y un Excel, ahora es un toque en el teléfono.
Si te interesa, dedicamos un artículo entero a esto: plataforma de RRHH.
Conciliación bancaria y tesorería sin perder horas
La segunda fase, y la que dio el ahorro más espectacular, fue la conciliación bancaria. VertebraPyme se conecta vía PSD2 a las cuentas del banco (Santander, BBVA, Sabadell, Caixabank y la mayoría de entidades españolas) y descarga los movimientos cada noche. El motor de conciliación intenta emparejar cada movimiento con la factura, el adeudo o el pago de nómina correspondiente.
En el caso real que estamos contando, el sistema concilia automáticamente el 92% de los movimientos. El equipo solo revisa el 8% restante (transferencias raras, gastos sin factura, ingresos no identificados). Aquellas 8 horas mensuales de conciliación se quedaron en 45 minutos. Una de las administrativas comentó: «es la primera vez en 15 años que el cierre mensual no me da migrañas».
Como extra, conseguimos cobros y pagos automatizados con remesas Cuaderno 19 (domiciliaciones a clientes) y Cuaderno 34 (transferencias masivas a proveedores y nóminas). Lo que antes era una persona pasando media tarde introduciendo transferencias en la web del banco se convirtió en un fichero generado y firmado en dos clics.
Para entrar en detalle, consulta OCR de facturas.
Seguimiento comercial: del Excel al CRM
Aunque el ahorro de horas se concentró en administración, hubo un beneficio inesperado: el equipo comercial. El director tenía la sensación de que se perdían oportunidades porque nadie sabía en qué punto estaba cada cliente. Implantamos el módulo CRM de VertebraPyme con un pipeline visual al estilo Kanban.
Cada oportunidad pasa por etapas claras: Lead, Cualificado, Propuesta, Negociación, Cerrado/Perdido. Cualquier persona del equipo ve el estado actual sin tener que preguntar. Las visitas y llamadas se registran desde el móvil con un par de toques. En tres meses pasaron de gestionar 40 oportunidades activas a tener 120 visibles y trazables.
La ficha de cliente conecta automáticamente con las facturas, los cobros pendientes y el histórico de pedidos. El comercial sabe, antes de entrar a una visita, si el cliente está al corriente de pago o no. Pequeño detalle, gran impacto.
Resultados medibles de este caso éxito pyme
A los cuatro meses de implantación medimos los mismos indicadores que en la auditoría inicial. Estos son los números reales del proyecto:
- 60 horas al mes recuperadas en el equipo administrativo (objetivo cumplido).
- Tiempo de emisión de factura: de 5 minutos a menos de 30 segundos por documento.
- Días medios de cobro (DSO): bajaron de 58 a 41 gracias a las remesas Cuaderno 19 automatizadas.
- Conciliación bancaria mensual: de 8 horas a 45 minutos.
- Errores de facturación detectados por la auditoría: de 14 al trimestre a 1.
- El comercial cerró un 22% más de oportunidades en el primer cuatrimestre tras el cambio.
El director resumió el resultado con una frase que se ha convertido en parte del relato interno de este caso de éxito de Vertebra: «no es que trabajemos menos, es que dedicamos las horas a vender y a pensar, no a teclear datos dos veces».
Cómo replicar este caso en tu pyme
Cada empresa es distinta, pero el método que aplicamos en este proyecto sí es replicable. Cuando una pyme nos pide algo parecido a este caso de éxito de Vertebra, seguimos siempre cuatro pasos.
1. Auditoría real de procesos
Antes de proponer software, pasamos una o dos semanas observando cómo trabaja realmente el equipo. Sin esa foto inicial no hay forma de medir el ahorro real al final del proyecto.
2. Implantación por fases, no en un día
Empezamos por la facturación (impacto inmediato y visible), seguimos con tesorería y dejamos para el final la parte comercial. La implantación completa estándar dura menos de 2 meses. Si tu empresa necesita desarrollos a medida, contamos con plazos típicos de 6 a 10 meses.
3. Formación corta y operativa
El equipo de Distribuciones Andaluzas hizo solo 6 horas de formación total. El resto del aprendizaje fue acompañamiento dentro de su día a día, no clases magistrales en un aula.
4. Soporte español y cercano
Cuando algo falla, el contacto es directo con consultores que conocen el caso. Sin call centers ni tickets que se pierden en filas internacionales.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
Vertebra Gestión lleva más de 15 años acompañando a pymes españolas en su digitalización. Hemos liderado más de 300 proyectos similares al de este caso de éxito de Vertebra, desde distribuidoras y talleres hasta despachos profesionales y empresas de servicios. Nuestra propuesta de valor es sencilla: software propio (VertebraPyme), implantación en menos de 2 meses, formación incluida y soporte humano en español. Si quieres saber si tu empresa encaja con este modelo, contacta con nuestro equipo y te haremos un diagnóstico inicial sin compromiso.
Preguntas frecuentes
¿En cuánto tiempo se ven los primeros resultados de un caso de éxito Vertebra?
Las primeras mejoras visibles aparecen entre la cuarta y la sexta semana, justo cuando termina la fase de facturación. Los resultados completos en horas ahorradas se consolidan entre el tercer y el cuarto mes, una vez todos los módulos están operativos y el equipo se ha familiarizado con ellos.
¿Cuánto cuesta implantar un software de gestión como el del caso?
Depende del tamaño de la empresa y los módulos que necesite. Una implantación estándar para una pyme de 15-25 empleados ronda entre los 8.000 y 18.000 euros incluidas licencias del primer año, formación y migración de datos. Vertebra Gestión ofrece un diagnóstico inicial gratuito para dimensionar tu proyecto.
¿Hay que cambiar de banco o de gestor para usar VertebraPyme?
No. VertebraPyme se conecta con la mayoría de bancos españoles vía PSD2 (Santander, BBVA, Sabadell, Caixabank, Bankinter, Kutxabank, etc.) y exporta datos compatibles con cualquier gestoría. Tu equipo contable puede seguir trabajando con su software habitual y recibir los asientos ya generados.
¿Qué pasa si necesito funcionalidades muy específicas de mi sector?
VertebraPyme incluye un módulo de desarrollo a medida sobre la base estándar. Hemos hecho personalizaciones para distribución, fabricación, servicios profesionales, hostelería y agroalimentario. El plazo típico para desarrollos a medida es de 6 a 10 meses, no años.
Este caso de éxito de Vertebra no es una excepción: es lo que ocurre cuando una pyme española deja de hacer tareas repetitivas a mano y se apoya en un software de gestión bien implantado. Si en tu empresa hay dos personas que dedican la mitad de su tiempo a tareas que un programa podría hacer en segundos, hay margen para recuperar decenas de horas al mes. Solicita una consulta gratuita con nuestro equipo y veremos juntos qué números podrías mover en los próximos cuatro meses.
