Contabilizar facturas en MsConta de forma automática consiste en que un OCR con inteligencia artificial lea cada factura, extraiga emisor, bases, cuotas de IVA y retenciones, y prepare un fichero de importación con una fila por documento. El despacho revisa y valida; el programa genera los apuntes al importar el lote.
Cualquier asesoría que lleve años con el programa de Microdata conoce la escena. Llega el día 10, los clientes empiezan a mandar las carpetas del trimestre y alguien del equipo se sienta a meter facturas a mano: abrir el PDF, localizar al proveedor, elegir la operación, teclear bases y cuotas, guardar y pasar a la siguiente. No es un trabajo difícil. Es un trabajo largo, y cae justo en las semanas en que menos tiempo sobra.
La cuenta es fácil de hacer. Registrar una factura de compra lleva en torno a 30 segundos cuando todo va bien. Con 1.000 facturas al mes, eso son algo más de 8 horas: una jornada completa de una persona cualificada dedicada a copiar números de un documento a una pantalla. Con 5.000 facturas mensuales, la cifra pasa de las 41 horas.
Microdata no es un actor menor. Cuando Cegid anunció su compra en enero de 2025, la compañía almeriense sumaba más de 30 años de trayectoria y más de 2.000 clientes entre despachos y empresas. Hay, por tanto, muchos equipos haciéndose la misma pregunta: cómo contabilizar facturas en MsConta sin teclearlas una a una y sin cambiar de contabilidad.
Por qué se siguen metiendo facturas a mano aunque el despacho use MsConta
El programa hace bien lo que tiene que hacer: a partir del tipo de operación que se le indica, genera los apuntes, alimenta los libros de IVA y deja preparados los modelos. Lo que ningún programa contable puede resolver por sí solo es lo que ocurre antes, que es donde se va el tiempo: los documentos llegan por diez canales distintos, en formatos distintos y, muchas veces, tarde.
Un cliente reenvía los PDF por correo, otro deja una carpeta compartida, un tercero manda fotos de tickets por mensajería y el cuarto aparece con una caja de papel. Antes de teclear nada hay que reunir, separar por cliente, descartar lo que no es una factura y comprobar que no está repetido. Ese trabajo previo no aparece en ningún parte de horas, pero puede pesar tanto como el propio registro.
Por eso, para contabilizar facturas en MsConta con menos esfuerzo, el planteamiento que funciona no consiste en buscar otro programa, sino en poner una capa de lectura y revisión por delante del que ya se usa. La contabilidad sigue viviendo donde vive; lo que cambia es que los datos llegan ya leídos, ordenados y revisados.
Cómo contabilizar facturas en MsConta paso a paso
El circuito tiene cuatro tramos. Quien quiera primero la panorámica común a cualquier aplicación puede leer la guía general para dejar de teclear documentos en el programa contable; aquí se baja al detalle de cómo contabilizar facturas en MsConta en concreto.
1. Entrada. Los documentos entran por el canal que ya usa cada cliente. En VertebraGestoria eso significa un portal de subida al que el cliente accede por enlace o código QR, sin crear una cuenta, la lectura de los buzones de correo del despacho y de sus carpetas en la nube, o la subida directa de un lote escaneado. Si un PDF trae varias facturas, se separan.
2. Lectura. La inteligencia artificial extrae los datos fiscales de cada documento y propone el tipo de operación. También aparta lo que no es contabilizable, como un albarán o un presupuesto que se ha colado en la carpeta.
3. Revisión. Una persona valida con el PDF a un lado y los datos al otro, con el campo que está revisando resaltado sobre el documento. Las facturas sin incidencias se pueden confirmar en bloque, y el despacho decide si activa una auto-aprobación para los casos más repetitivos o si prefiere mirarlo todo.
4. Fichero. Lo validado se agrupa en un lote por cliente y periodo y se descarga como fichero de importación. El último gesto, importar el lote, se hace desde el propio programa. Con eso termina el proceso de contabilizar facturas en MsConta sin haber tecleado un solo importe.
Qué datos se leen de cada factura
- Emisor o receptor: nombre fiscal, NIF y domicilio, con el NIF validado según el país.
- Identificación: número de factura y fecha de expedición.
- Desglose de IVA: cada base con su cuota, aunque la factura combine varios tipos.
- Recargo de equivalencia y retención de IRPF, cuando existen.
- Naturaleza de la operación: nacional, intracomunitaria, con inversión del sujeto pasivo o rectificativa.
- Suplidos, que se separan de la base para que no distorsionen el IVA.
Una fila por factura: así entra el lote en el programa
Aquí está la particularidad que distingue a este programa de otros, y conviene entenderla antes de contratar nada. En buena parte de las aplicaciones contables, lo que se importa es un diario: apuntes con su cuenta, su debe y su haber. En este caso el camino es otro. Lo que se importa es la factura, descrita en una fila de una hoja de cálculo, junto con el tipo de operación que le corresponde. Los apuntes los genera el programa al importar, según esa operación y su propia configuración.
La consecuencia práctica es que contabilizar facturas en MsConta por fichero exige menos «contabilidad» en el fichero y más precisión fiscal en la lectura. No hay que acertar la subcuenta de cada línea, pero sí hay que acertar si aquello es una compra con IVA, una adquisición a un proveedor comunitario o un abono, y hay que entregar cada base emparejada con su cuota.
VertebraGestoria genera ese lote como dos ficheros Excel separados, uno de compras y otro de ventas, con una fila por documento y espacio para varios tramos de IVA, recargo, retención y total. Es una de las vías que se describen en la comparativa entre fichero, API y automatización de pantalla, y es la más sólida cuando el programa de destino admite importaciones: no depende de que nadie mantenga una conexión abierta ni de que una actualización cambie una pantalla.
Qué operación lleva cada factura: ISP, intracomunitarias, abonos y suplidos
Si al contabilizar facturas en MsConta la operación es la pieza que decide cómo queda el asiento, los casos que merecen atención son los que se salen de la compra nacional corriente. Son pocos en número y muchos en consecuencias.
Inversión del sujeto pasivo. La factura de una subcontrata de obra llega sin cuota y con una mención legal en el pie. El artículo 84 de la Ley del IVA traslada al destinatario la obligación de autorrepercutirse el impuesto, de modo que una lectura que solo vea «IVA cero» dejará el registro a medias. Tiene que salir marcada como ISP.
Adquisiciones intracomunitarias. Base sin cuota y NIF-IVA de otro Estado miembro. La dificultad no es leer el importe, sino no confundirla con una importación ni con una operación exenta, porque acaba en casillas distintas del modelo 303 y en el modelo 349.
Rectificativas. Unas vienen con los importes en negativo y otras en positivo con la palabra «abono». Unas rectifican por diferencias y otras sustituyen a la original, que entonces hay que anular. Es el caso en el que más ayuda que el sistema avise y deje la decisión al revisor en lugar de adivinar.
Minutas con retención y suplidos. En la factura de un notario o de un procurador conviven honorarios con IVA y retención, y suplidos que no llevan ni lo uno ni lo otro. Si los suplidos se suman a la base, el IVA soportado y la retención salen mal a la vez.
Duplicados y facturas del cliente equivocado
Hay dos errores que no son de lectura y que cuestan más que cualquier otro. El primero es el duplicado: la misma factura que entra por correo y, semanas después, dentro de la carpeta del trimestre. El segundo es el destino: dos sociedades del mismo grupo, con domicilio compartido y nombre parecido, y una factura que acaba en la contabilidad que no es. Detectar ambos antes de generar el lote es mucho más barato que deshacerlos después de presentar un modelo.
Tecleo manual frente a revisión: los números
La referencia de cálculo es sencilla y prudente: unos 30 segundos de introducción manual por documento. A partir de ahí, lo que cuesta contabilizar facturas en MsConta a mano depende solo del volumen del despacho.
| Facturas al mes | Tiempo de tecleo manual | Equivalencia | A qué pasa a dedicarse |
|---|---|---|---|
| 1.000 | Unas 8,3 horas | Una jornada laboral | Revisar incidencias del lote |
| 5.000 | Unas 41,7 horas | Una semana de trabajo | Cierres y conciliaciones |
| 10.000 | Unas 83,3 horas | Dos semanas de trabajo | Asesoramiento al cliente |
Conviene leer la tabla con honestidad. El tecleo no se convierte en cero: se convierte en revisión, que es más rápida y, sobre todo, es el trabajo para el que se contrata a un contable. Y hay un segundo ahorro que no cabe en la tabla, el de las horas de reunir, separar y perseguir documentos, que desaparece en buena parte cuando la entrada está ordenada desde el principio.
Cuando solo una parte de la cartera está en MsConta
Pocos despachos llevan a todos sus clientes en un único programa. Lo normal es heredar carteras, absorber otra gestoría o tener clientes que se llevan parte de la gestión por su cuenta. En ese escenario, automatizar programa a programa multiplica las herramientas y los procedimientos. Y contabilizar facturas en MsConta de forma automática para unos clientes mientras se sigue tecleando para el resto deja el problema a medias.
La alternativa es una sola pantalla de revisión para toda la cartera y un formato de salida por cliente. El equipo trabaja siempre igual, y lo único que cambia al final es el fichero. Para los despachos que conviven con Sage 50 o Sage 200 la salida también es por ficheros de importación; para los clientes que facturan desde Holded, el dato entra por su API pública; en el ecosistema de Wolters Kluwer, el lote se prepara como fichero de enlace para a3ASESOR. Y quien todavía mantiene clientes en el veterano Contaplus puede seguir haciéndolo sin que eso condicione al resto.
Esa independencia tiene además un valor a medio plazo. Si un cliente cambia de programa, o si el despacho decide unificar su cartera, el circuito de trabajo no se toca: cambia el formato de salida de ese cliente y nada más.
Qué comprobar antes de decidir
Las demostraciones comerciales se hacen con facturas limpias. Las preguntas que de verdad separan una herramienta útil de una vistosa son las que se refieren a tu día a día cuando toca contabilizar facturas en MsConta:
- Pide ver un lote real importado en tu instalación, con tus clientes, y no una exportación genérica a Excel.
- Comprueba que una factura con tres tipos de IVA sale en una sola fila, con cada base junto a su cuota.
- Pregunta qué ocurre con una minuta con retención y suplidos: es el caso que más herramientas resuelven mal.
- Averigua cómo distingue una operación con ISP de una intracomunitaria, y si te deja corregir la propuesta antes de exportar.
- Mira cómo entran los documentos: si tus clientes tienen que aprender algo nuevo, no lo usarán.
- Confirma que puedes ver qué queda pendiente de exportar por cliente y por periodo antes de dar un trimestre por cerrado.
Si además de facturas el despacho o sus clientes manejan otros papeles, merece la pena revisar la lectura de albaranes, partes y otros documentos antes de cerrar el alcance del proyecto.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
Vertebra Gestión desarrolla VertebraGestoria, la plataforma de lectura y revisión de facturas para asesorías, y el formato de este programa forma parte de los destinos con los que trabaja, junto con NCS, A3, Geyce, ContaSOL y un formato genérico en Excel o CSV. Somos una consultora de software, no un distribuidor de licencias: ajustamos la puesta en marcha a cómo trabaja tu equipo, sin cobrar por usuario y con un presupuesto que depende del volumen de documentos. ¿Sin caso claro? Te ayudamos. En 1 mes podrías tener un OCR a medida funcionando. Cuéntanos cómo está repartida tu cartera y contacta con nuestro equipo para probarlo con tus propias facturas.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden contabilizar facturas en MsConta sin teclearlas una a una?
Sí. Un OCR con inteligencia artificial lee cada documento, extrae los datos fiscales y prepara un fichero de importación con una fila por factura. El equipo revisa y valida en una pantalla con el PDF al lado, descarga el lote por cliente y periodo y lo importa desde el programa, que genera los apuntes según el tipo de operación.
¿Hay que cambiar de programa contable para automatizar las facturas?
No. La lectura y la revisión se hacen en una capa anterior al programa, que sigue siendo el mismo y conserva su plan de cuentas, sus libros y sus modelos. Lo único que cambia es que los datos llegan por fichero en lugar de por teclado. Si más adelante un cliente cambia de aplicación, basta con cambiar el formato de salida.
¿Qué formato tiene el fichero que se importa?
Son hojas de cálculo en Excel, una para compras y otra para ventas, con una fila por factura. Cada fila lleva los datos del tercero, el tipo de operación, las bases y cuotas de IVA por tramo, el recargo de equivalencia y la retención si existen, y el total. No contiene apuntes con debe y haber: esos los genera el programa.
¿Cuánto tiempo se ahorra un despacho al contabilizar facturas en MsConta con OCR?
La base de cálculo es de unos 30 segundos de introducción manual por documento. Con 1.000 facturas al mes equivale a unas 8 horas, una jornada laboral. Con 5.000 son cerca de 42 horas y con 10.000 unas 83. Parte de ese tiempo se reinvierte en revisar, que es más rápido y aporta más valor que teclear.
¿La contabilización queda totalmente automática, sin supervisión?
No, y no es recomendable que lo sea. El circuito está pensado con revisión humana: la inteligencia artificial propone y una persona confirma. El despacho puede configurar una auto-aprobación para los documentos repetitivos y sin incidencias, pero las rectificativas, las operaciones con ISP o las facturas de proveedores nuevos conviene que pasen siempre por alguien del equipo.
Conclusión
Contabilizar facturas en MsConta a mano es una costumbre, no una necesidad del programa. La parte que consume horas, leer el documento y decidir qué operación es, puede hacerla una inteligencia artificial y revisarla una persona en una fracción del tiempo. Como el lote viaja con una fila por factura y los apuntes los genera el programa, el despacho conserva su contabilidad tal como la tiene y gana una jornada al mes por cada mil documentos.
Si quieres ver cómo quedaría con tu cartera y tus facturas reales, pide una demostración de la herramienta para tu despacho y lo revisamos contigo.
