Contabilizar facturas en Geyce sin teclearlas consiste en que un OCR con IA lea cada PDF, proponga cuentas, IVA y tercero, y genere un fichero que Geyce importa como asientos. El despacho solo revisa las facturas dudosas: el resto llega al diario listo para validar, con el plan de cuentas de cada cliente.
En muchos despachos que trabajan con Geyce, la semana se parte en dos: los primeros días se dedican a recoger facturas de clientes por correo, por WhatsApp o en una carpeta compartida, y los últimos a picarlas una a una en la contabilidad. Cada factura de proveedor obliga a buscar el tercero, elegir la cuenta de gasto, desglosar bases y cuotas y comprobar que el total cuadra. Son unos 30 segundos por documento si todo va bien, y bastante más cuando aparece una rectificativa o una factura de un proveedor europeo.
El problema no es Geyce. Es un programa pensado para asesorías y gestorías, con contabilidad, fiscalidad y laboral en la misma casa, y nadie quiere cambiarlo a mitad de ejercicio. El cuello de botella está antes: en el tecleo. Un despacho que recibe 5.000 facturas al mes dedica unas 42 horas solo a meterlas, casi una semana entera de un técnico que podría estar preparando cierres, revisando modelos o hablando con clientes.
Si te preguntas cómo dejar de teclear facturas en Geyce sin cambiar de programa, aquí tienes el recorrido real de una factura desde que el cliente la envía hasta que es un asiento, qué casos complicados resuelve la IA antes de que lleguen al diario y cómo cambia el cierre trimestral.
Dejar de teclear facturas en Geyce: qué cambia y qué no
Lo primero que preguntan los despachos es si tienen que tocar su Geyce. La respuesta es no. Para contabilizar facturas en Geyce de forma automática, el trabajo pesado (leer, interpretar y proponer el apunte) se hace fuera, en una herramienta de OCR con IA, y lo que llega a Geyce es un fichero de importación con los asientos ya construidos. Geyce sigue siendo el programa de siempre: mismo plan de cuentas, mismas series, mismos modelos fiscales.
Lo que sí cambia es el papel del técnico. Deja de ser la persona que transcribe datos y pasa a ser la que revisa excepciones. En lugar de 300 facturas tecleadas, revisa las 20 o 30 que la IA ha marcado con alguna duda: un CIF que no valida, un total que no cuadra o un proveedor nuevo sin cuenta asignada. Si quieres el panorama general antes de entrar en el detalle de Geyce, tienes las tres vías para conectar la IA con el programa contable de cada cliente: fichero, API o automatización de pantalla.
Y hay cosas que no cambian, porque no deben cambiar: la responsabilidad del despacho sobre lo que se contabiliza, el criterio contable de cada cliente y el control final del responsable antes de importar. La automatización acelera el proceso, pero no se salta la revisión humana de lo que tiene riesgo.
El recorrido de una factura hasta Geyce, en 6 pasos
Este es el flujo que sigue una factura de compra cuando el despacho trabaja con VertebraGestoria, nuestra solución de OCR para asesorías. Cada paso deja rastro, de modo que siempre se sabe en qué punto está un documento y quién lo ha tocado.
- Entrada. La factura llega por el portal de subida del despacho (un enlace o un QR que el cliente abre sin crear cuenta, también desde la cámara del móvil), por los buzones de correo que la gestoría ya usa (IMAP, Gmail o Microsoft 365) o desde una carpeta en la nube como Google Drive o Dropbox.
- Cribado. Antes de leer nada, el sistema separa lo que no es contable: albaranes sin valor fiscal, presupuestos, fotos repetidas. Lo descartado no se pierde; queda en una galería por si hay que recuperarlo.
- Lectura con IA. El OCR extrae emisor, CIF, fecha, número, bases, tipos, cuotas, retenciones y total, y valida el CIF según el país.
- Propuesta contable. Con el plan de cuentas sincronizado desde Geyce, la herramienta propone la cuenta de gasto que ese proveedor ya usó con ese cliente, la subcuenta del tercero y el tipo de operación.
- Revisión. El técnico ve el PDF al lado de los datos, con el campo dudoso resaltado. Acepta, corrige o rechaza.
- Lote e importación. Las facturas aceptadas se agrupan por cliente y periodo en un lote de exportación. El despacho descarga el fichero con formato Geyce y lo importa en la contabilidad del cliente.
El paso 4 es el que más tiempo ahorra con el uso. La primera vez que aparece un proveedor, alguien decide su cuenta; a partir de ahí, la herramienta recuerda la asignación por proveedor y por cliente y, al confirmar, da de alta automáticamente el tercero y su subcuenta. Por eso contabilizar facturas en Geyce con OCR se vuelve más rápido cada mes: el sistema aprende la casuística de tu cartera.
Los casos difíciles que la IA resuelve antes de llegar a Geyce
Cualquier OCR lee bien una factura limpia de un proveedor nacional con IVA al 21 %. La diferencia está en las facturas que hacen perder diez minutos a un técnico experto. Estos son los cuatro grupos que más errores generan cuando se contabilizan a mano y cómo se tratan antes de que el asiento llegue al diario.
Rectificativas y el artículo 80 de la Ley del IVA
Las rectificativas por devoluciones, descuentos posteriores o impagos están reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992 del IVA, y su error típico es contabilizarlas como una compra más, con el signo cambiado o sin enlazarlas a la factura original. La IA identifica la rectificativa por su serie, por la referencia a la factura que corrige y por los importes negativos, y propone el asiento inverso sobre el mismo proveedor. El técnico solo confirma que la factura rectificada es la correcta.
Facturas en divisa y adquisiciones intracomunitarias
Una factura de un proveedor británico en libras o de un fabricante alemán sin IVA repercutido son dos clásicos del atasco. En la primera, la herramienta convierte el importe con la tasa de cambio del BCE de la fecha de la factura. En la segunda, detecta que se trata de una adquisición intracomunitaria y propone la autorrepercusión correspondiente, igual que hace con la inversión del sujeto pasivo en las operaciones nacionales donde aplica.
IVA no deducible, recargo de equivalencia e IRPF
Un cliente en recargo de equivalencia, un profesional que factura con retención o un gasto con IVA no deducible obligan a desglosar más líneas de lo normal. La lectura separa cada tipo de IVA por línea, identifica el recargo y la retención de IRPF y respeta la configuración contable de cada cliente, que puede heredar la global del despacho o tener la suya propia.
Varias facturas en un mismo PDF
Es habitual que un cliente escanee todas las facturas del mes en un único PDF. En lugar de pedirle que lo separe, el sistema detecta dónde empieza y acaba cada factura y las trata como documentos independientes, indicando el rango de páginas de cada una. Además, marca los posibles duplicados: la misma factura enviada por correo y subida al portal no se contabiliza dos veces.
El cierre trimestral al contabilizar facturas en Geyce con OCR
Donde más se nota el cambio es en las dos últimas semanas de cada trimestre. Con tecleo manual, el despacho acumula facturas pendientes y las mete en bloque justo antes de presentar los modelos de IVA. Al contabilizar facturas en Geyce de forma continua, las facturas se procesan según llegan y el cierre se convierte en una revisión de pendientes por cliente y periodo, no en una carrera.
| Momento del trimestre | Tecleo manual en Geyce | Contabilizar facturas en Geyce con OCR e IA |
|---|---|---|
| Semanas 1 a 8 | Facturas acumuladas en correo y carpetas | Lectura diaria según entran por portal, correo o nube |
| Semanas 9 a 11 | Tecleo intensivo, horas extra | Revisión solo de las facturas marcadas con incidencia |
| Semana 12 | Búsqueda de facturas que faltan | Panel de pendientes de exportar por cliente y trimestre |
| Cierre | Cuadre manual de IVA soportado | Lotes por cliente con vista previa de asientos antes de importar |
| Tiempo con 5.000 facturas/mes | Unas 42 horas al mes de tecleo | Esas 42 horas pasan a revisión y asesoramiento |
La cifra de la última fila sale del cálculo más conservador: 30 segundos por factura. Con 1.000 facturas al mes son algo más de 8 horas, una jornada completa; con 10.000, unas 83 horas, más de dos semanas de trabajo. El ahorro real depende de cuántas facturas necesiten revisión, pero incluso en los despachos con más casuística la mayor parte del volumen pasa sin intervención.
Hay un efecto menos visible: al tener la información al día, el despacho puede avisar a un cliente en la semana 6 de que le faltan facturas de un proveedor habitual, en lugar de descubrirlo el día antes de presentar el modelo 303.
Auto-aprobación configurable: qué pasa solo y qué revisa una persona
La pregunta lógica es cuánto hay que revisar. La respuesta es que lo decide el despacho. La herramienta permite confirmar en bloque las facturas aptas o activar la auto-aprobación para las que cumplen las condiciones que tú fijes, y deja siempre en cola de revisión las que tienen alguna señal de riesgo. Estas son las señales habituales que mandan una factura a revisión humana antes de contabilizar facturas en Geyce:
- CIF o NIF que no valida para el país del emisor, o proveedor que aparece por primera vez.
- Suma de bases y cuotas que no coincide con el total de la factura.
- Posible duplicado de una factura ya registrada para ese cliente.
- Fecha futura o dentro de un ejercicio ya cerrado.
- Tipo de operación especial: rectificativa, intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo o IVA no deducible.
- Incoherencia entre el proveedor y la familia de gasto habitual de ese cliente.
Muchos despachos empiezan revisándolo todo durante el primer mes, para ganar confianza, y después activan la auto-aprobación para los proveedores recurrentes con importes estables. Es un ajuste gradual: nadie te obliga a soltar el control el primer día.
Cartera mixta: Geyce junto a A3, Sage, Holded o Contaplus
Pocas asesorías trabajan con un único programa. Lo normal es que el despacho lleve su contabilidad en Geyce y que parte de los clientes usen su propio software. La misma cola de documentos sirve para todos: cada cliente tiene asignado su destino contable y el lote se genera en el formato que toca. VertebraGestoria genera ficheros de importación para Geyce, NCS, A3, MsConta, ContaSOL, Golden Soft, FOKE y un formato genérico en CSV o Excel, trabaja con Sage vía ficheros de importación y con Holded vía su API pública.
Si tienes clientes repartidos entre varios programas, te pueden servir el mismo flujo aplicado a a3ASESOR con su fichero de enlace, la explicación de cómo se resuelve con Sage 50 y Sage Despachos o la de los clientes que llevan su facturación en Holded. Y para los despachos que aún mantienen equipos antiguos, hemos repasado hace poco el caso de quienes siguen con Contaplus.
Si todavía estás valorando si merece la pena automatizar, empieza por la guía general para volcar facturas en cualquier programa contable sin picarlas. Y si tu caso no es una asesoría sino una empresa con otros documentos (albaranes, partes, pedidos), puedes consultar otros usos del OCR en empresas.
Un último detalle para quien lleva también la tesorería: después de contabilizar facturas en Geyce, la conciliación bancaria con extractos en Norma 43 puede generar lotes de tesorería en formato Geyce, de modo que cobros y pagos también se importan sin teclear.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
En Vertebra Gestión llevamos años desarrollando software contable para asesorías y pymes en España, y VertebraGestoria nace de trabajar codo con codo con despachos que no querían cambiar de programa, sino dejar de teclear. Configuramos contigo la sincronización del plan de cuentas de Geyce, los destinos de cada cliente y las reglas de revisión, y te acompañamos durante el primer cierre. Sin precios cerrados de antemano: el presupuesto se ajusta al volumen de documentos de tu despacho. Si quieres verlo con tus propias facturas, contacta con nuestro equipo.
Preguntas frecuentes
¿Hay que cambiar de versión de Geyce o instalar algo en él?
No. La lectura y la propuesta contable se hacen fuera de Geyce. Lo que recibe tu programa es un fichero de importación con los asientos ya construidos, que el despacho importa desde Geyce como cualquier otro fichero. Tu contabilidad, tus series y tus modelos fiscales siguen igual.
¿Los asientos respetan el plan de cuentas de cada cliente?
Sí. Antes de empezar se sincroniza el plan de cuentas del cliente, y la herramienta propone las cuentas existentes. Cuando aparece un proveedor nuevo, al confirmar la factura se da de alta el tercero con su subcuenta, y la cuenta de gasto elegida se recuerda para las siguientes facturas de ese proveedor.
¿Cuánto tiempo se ahorra al contabilizar facturas en Geyce con OCR?
Con una media de 30 segundos de tecleo por factura, un despacho con 1.000 facturas al mes recupera unas 8 horas, y uno con 5.000, unas 42 horas mensuales. El ahorro final depende de cuántas facturas necesiten revisión, que suelen ser una minoría tras el primer mes.
¿Qué pasa con las rectificativas y las facturas intracomunitarias?
Se detectan durante la lectura y se marcan con su tipo de operación. La rectificativa se propone como asiento inverso sobre el mismo proveedor y la intracomunitaria con su autorrepercusión. En ambos casos quedan en revisión para que un técnico confirme el tratamiento antes de exportarlas a Geyce.
¿Mis clientes necesitan crear una cuenta para enviar facturas?
No. Cada cliente recibe un enlace o un QR del portal de subida del despacho y puede enviar facturas o hacer fotos desde el móvil sin registrarse. También se pueden leer automáticamente los buzones de correo y las carpetas en la nube donde ya recibes documentación.
Conclusión
Contabilizar facturas en Geyce no exige cambiar de programa ni renunciar al control del despacho. Basta con mover el tecleo a una herramienta que lee, propone y agrupa los asientos, y dejar a Geyce lo que hace bien. El resultado es un cierre trimestral sin atascos, técnicos dedicados a revisar y asesorar, y una contabilidad al día. Si quieres comprobarlo con facturas reales de tu cartera, solicita una consulta gratuita y lo vemos juntos.
