Los programas de gestión escolar son el software donde un colegio lleva matrículas, notas, comunicación con las familias, recibos y servicios como comedor o extraescolares. En España los más implantados en concertados y privados son Alexia, Educamos, Clickedu y Additio. Esta comparativa recoge lo que cada uno declara en su web oficial, incluido EduNex, que es nuestro.
Si diriges o administras un colegio concertado o privado, conoces la escena: las notas en un sitio, los recibos en otro, las autorizaciones en papel dentro de la mochila y los avisos a las familias repartidos entre el correo, el teléfono y algún grupo de WhatsApp que nadie autorizó. Buscar en Google «programa para llevar la secretaría del colegio» o «programas de gestión escolar» devuelve listados con diez o veinte nombres, casi siempre escritos por alguien que vende uno de ellos y no lo dice.
El problema no es que falten opciones, es que las comparativas mezclan plataformas de comunicación, cuadernos del profesor y ERP escolares completos como si fueran lo mismo. Y un error de elección se paga caro: cambiar de programa a mitad de curso implica recibos en el aire, boletines a medio generar y un claustro que tiene que aprender dos herramientas en el mismo trimestre.
Por eso aquí hacemos algo distinto: comparamos los programas de gestión escolar más usados en España solo con lo que cada fabricante afirma en su propia web (revisada el 29 de septiembre de 2026), decimos qué no consta, y declaramos desde la primera línea que uno de ellos, EduNex, lo desarrollamos nosotros.
Qué hace un programa para llevar la secretaría del colegio
Bajo la etiqueta «programas de gestión escolar» conviven tres tipos de herramienta muy distintos, y distinguirlos es el primer filtro de cualquier comparativa seria. Están los ERP escolares completos, que cubren secretaría, parte académica, economía y servicios; las plataformas de comunicación con las familias, que resuelven avisos, autorizaciones y algún pago, pero no llevan el expediente del alumno; y los cuadernos del profesor, pensados para evaluar en el aula y que con el tiempo han crecido hacia la gestión del centro.
Un colegio concertado o privado suele necesitar, como mínimo, estas piezas trabajando sobre los mismos datos:
- Secretaría y matrícula: expediente del alumno, grupos, niveles, familias y tutores legales.
- Parte académica: faltas, retrasos, calificaciones y boletines.
- Economía: recibos a las familias, domiciliación, impagados y facturas.
- Servicios complementarios: comedor, extraescolares, transporte o aula matinal.
- Comunicación: circulares, autorizaciones y un canal ordenado entre centro y familias (aquí explicamos cómo ordenar los avisos y circulares a las familias).
- Personal: profesorado y personal no docente, con sus permisos y, en algunos casos, nóminas.
Ninguno de los programas de gestión escolar es el mejor en las seis a la vez, y se diferencian precisamente en cuáles priorizan. Uno fuerte en evaluación por competencias puede quedarse corto en recibos; uno muy sólido en economía puede no tener aula virtual. La pregunta útil no es «cuál es el mejor», sino cuál cubre mejor las dos o tres piezas que a tu centro hoy le duelen.
Comparativa de programas de gestión escolar en 2026
La tabla resume qué declaran estos programas de gestión escolar en la web oficial de cada fabricante. «No consta» significa que no lo encontramos publicado, no que el producto no lo tenga: si una función te importa, pregúntala en la demo. En la columna de EduNex, al ser nuestro, sí podemos decir con certeza lo que no hace.
| Función | Alexia | Educamos | Clickedu | Additio | EduNex |
|---|---|---|---|---|---|
| Notas y evaluación | Sí | Sí | Sí | Sí | Boletín en PDF |
| Matrícula | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| App nativa para familias | Sí | Sí | Sí | No confirmada | No (web desde el móvil) |
| Recibos y cobros | Sí | Sí | Sí | Con tarjeta | Sí |
| SEPA declarado | Sí | No consta | No consta | No consta | Sí (mandato e IBAN) |
| Comedor y extraescolares | Sí | No consta | Sí | No consta | Sí |
| Transporte | Sí | No consta | Sí | No consta | No |
| Nóminas del personal | No consta | No consta | Sí | No consta | Sí |
| Aula virtual (LMS) | Sí | Sí | Conecta LMS externos | Conecta LMS | No |
| Precio público | No | No | No | Solo planes de docente | No (demo gratuita) |
Alexia (Educaria)
Desarrollada por Educaria Euro, Alexia afirma trabajar con «más de 1.400 centros de todas las titularidades». Es la más completa en la parte económica de las que hemos revisado: es la única que declara en su web estar «adaptada al SEPA», además de facturación VeriFactu y SII, seguimiento de impagados, venta y stock, y servicios de comedor, transporte y extraescolares. Tiene aula virtual propia (Alexia Classroom) y app para familias. Entre los programas de gestión escolar revisados, encaja en centros grandes o grupos educativos que quieren un único proveedor para casi todo.
Educamos (SM)
Educamos publica «+1600 centros educativos» y «+2 millones de usuarios». Su fuerte es lo académico y pedagógico: entorno virtual de aprendizaje con recursos editoriales, evaluación por competencias, generador de horarios y analítica. En economía declara recibos, becas, cobros a través de Kineox y los modelos fiscales 182 y 233; SEPA, comedor y transporte no constan en su web. Tiene app específica para familias (Educamos Familia). Desde hace poco forma parte de Seven Education, el mismo grupo que Additio.
Clickedu
Clickedu, del grupo Sanoma Learning, dice trabajar con «más de 700 centros educativos» públicos, concertados y privados. Es el de catálogo más amplio en servicios: comedor, extraescolares, transporte y acogida, además de recursos humanos con envío de nóminas, TPV virtual y exportación contable. No tiene aula virtual propia, sino sincronización con Google Workspace, Office 365 o Moodle. Su app única para familias, docentes y alumnado incluye mensajería instantánea, un punto a valorar según cómo quieras ordenar la comunicación.
Additio App
Additio nació como cuaderno del profesor y sigue siendo su punto fuerte: evaluación LOMLOE, rúbricas, asistencia y planificación de clases. Ha ido sumando matrícula, horarios, comunicación con familias y pagos con tarjeta. Es el único con precios públicos, pero solo de los planes para docentes (13,99 y 29,99 euros al año, IVA incluido); los planes de centro se consultan. Si tu prioridad es la evaluación en el aula más que la secretaría, es la opción a mirar entre los programas de gestión escolar de esta lista.
EduNex (nuestro producto)
EduNex lo desarrollamos en Vertebra y tiene web propia de producto. Son dos piezas sobre los mismos datos: una aplicación de escritorio para administración (matrícula, grupos, calendario lectivo, personal, recibos, comedor y extraescolares) y una web por perfiles para profesorado, familias, alumnado, personal no docente y monitores. Su rasgo diferencial es una decisión de diseño: las familias escriben al centro, nunca al profesor, porque todo entra en una única bandeja de administración. Arranca el curso importando lo que el centro ya exporta de Plumier. Lo que no tiene, dicho claro: app de tienda con notificaciones push, chat en tiempo real, transporte escolar, deberes ni aula virtual; las notas se entregan como boletín en PDF. Si tu colegio necesita esas piezas, uno de los cuatro anteriores te encajará mejor. Si no, en la ficha completa de EduNex tienes qué ve cada perfil y cómo se implanta.
Colegio concertado o privado: qué cambia al elegir
La titularidad del centro condiciona qué le vas a pedir a los programas de gestión escolar, sobre todo en la parte económica. En un concertado, la Ley Orgánica de Educación impide cobrar a las familias por las enseñanzas gratuitas o imponer servicios obligatorios con coste: lo que se factura son servicios complementarios (comedor, aula matinal, extraescolares) y aportaciones voluntarias. Eso significa muchos recibos pequeños, variables cada mes y con altas y bajas constantes. Un programa que solo genera «la cuota» se queda corto.
En un privado, en cambio, hay mensualidades de enseñanza, matrícula anual y a menudo uniforme o material, con importes más altos y domiciliados. Aquí pesan la remesa bancaria, la gestión de devoluciones y la facturación con todas las garantías: recuerda que VeriFactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto. Si hoy cobras con Excel y un fichero para el banco, conviene entender antes cómo funciona una remesa de recibos domiciliados, porque es exactamente lo que el programa tendrá que generar cada mes. Y que cada familia tenga firmado su mandato, algo que se explica bien en esta guía del estándar bancario europeo.
Hay un tercer factor que las comparativas nacionales de programas de gestión escolar suelen olvidar: la plataforma oficial de tu comunidad autónoma. Plumier XXI en Murcia o Séneca en Andalucía no se contratan, las pone la administración, y los concertados conviven con ellas. La pregunta práctica es si el programa elegido sabe importar lo que esa plataforma exporta, para no volver a teclear cada septiembre alumnos y familias que ya están validados.
Cómo elegir entre programas de gestión escolar: 7 preguntas para la demo
Casi todos los programas de gestión escolar se venden con una demo, y ahí es donde se decide bien o mal. Una presentación con capturas y una base de datos de ejemplo no te dice nada sobre tu centro. Estas son las siete preguntas que recomendamos llevar escritas:
- ¿Puedo ver mis datos reales cargados? Pide que importen una exportación de tu centro delante de ti.
- ¿Cómo se cobran los recibos? Remesa SEPA con mandatos, tarjeta o TPV: cada vía cambia el trabajo de secretaría.
- ¿Quién puede escribir a quién? Chat directo entre familia y profesor o canal único del centro. Es una decisión de organización, no técnica.
- ¿Qué ve cada perfil? Dirección, secretaría, profesorado, familias, alumnado y monitores deberían entrar a pantallas distintas.
- ¿Hay app nativa o web móvil? Pregunta si habrá notificaciones push o solo acceso desde el navegador.
- ¿Qué pasa con la plataforma oficial? Importación, exportación o nada.
- ¿Cuándo estaría funcionando? Pide las fechas por escrito, contra tu calendario escolar.
La pregunta tres merece un párrafo aparte, porque es la que más conflictos genera. Muchos programas de gestión escolar dan a las familias un chat con el profesorado, y eso tiene ventajas, pero también devuelve al móvil del tutor los mensajes de las once de la noche. Además, el artículo 92 de la Ley Orgánica 3/2018 obliga a los centros educativos a proteger de forma específica los datos de los menores, y cada conversación fuera de un canal registrado es una copia más que no controlas. Decide qué modelo quieres antes de ver demos, no después.
La cuatro también se subestima: si el profesorado ficha, pide permisos o consulta su nómina desde el mismo acceso, esa parte laboral debe estar a la altura de un software de recursos humanos de verdad, no ser un añadido de última hora.
Cuándo cambiar de programa sin romper el curso
En un colegio el calendario manda. Con cualquiera de los programas de gestión escolar, la ventana buena para cambiar es decidir en mayo o junio, cargar datos y configurar en julio, abrir cuentas a familias y profesorado en septiembre y acompañar el primer trimestre hasta el primer boletín y la primera remesa de recibos. Entrar en febrero, con recibos y notas en curso, es posible, pero exige planificarlo con más cuidado.
Los errores más repetidos al migrar entre programas de gestión escolar son tres: migrar sin limpiar antes las fichas de familias (duplicados, tutores legales sin actualizar), abrir las cuentas de familias sin circular previa que explique cómo entrar, y dejar la economía para el final, cuando es lo primero que las familias notan si falla. Un buen proveedor te propondrá el orden inverso: economía y datos primero, comunicación después.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
En Vertebra llevamos años desarrollando software de gestión para pymes españolas, con recibos, remesas y facturación como parte central de nuestro trabajo, y esa misma maquinaria es la que usa EduNex para cobrar a las familias. Hacemos el producto nosotros, así que cuando algo no encaja con tu colegio se ajusta el programa, no la costumbre del centro, igual que en nuestros desarrollos a medida para empresas. Hablas con quien lo programa y lo implanta. Si tienes dudas sobre cuál de estos programas de gestión escolar te conviene, aunque no sea el nuestro, contacta con nuestro equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un programa de gestión escolar?
Ninguno de los programas de gestión escolar comparados publica precio para centros: todos se presupuestan según alumnos, módulos y servicios. La única excepción son los planes individuales para docentes de Additio (13,99 y 29,99 euros al año). Pide siempre la propuesta por escrito, con lo que incluye y lo que se cobra aparte.
¿Qué programa de gestión escolar tiene cobro de recibos por SEPA?
De los revisados, Alexia es el único que declara expresamente en su web estar adaptado al SEPA, y EduNex trabaja con mandatos SEPA y validación del IBAN. Educamos, Clickedu y Additio mencionan recibos, tarjeta o TPV, pero no SEPA. Eso no significa que no lo tengan: pregúntalo en la demo.
¿Sirven estos programas para un colegio concertado?
Sí. Alexia, Educamos y Clickedu trabajan con centros concertados, y EduNex importa los datos que el centro ya exporta de Plumier. En un concertado conviene fijarse en cómo se gestionan los servicios complementarios y las aportaciones voluntarias, porque son los cobros que más varían cada mes.
¿Puedo cambiar de programa de gestión escolar a mitad de curso?
Se puede, pero lo recomendable es preparar el cambio en primavera, cargar datos en julio y arrancar en septiembre. A mitad de curso hay recibos y evaluaciones en marcha, y convivir con dos sistemas en el mismo trimestre genera errores y cansancio en el claustro y en secretaría.
¿Es obligatorio que familias y profesores puedan chatear?
No. Es una decisión de cada centro. Algunas plataformas ofrecen mensajería directa entre familia y profesor; otras, como EduNex, canalizan todo por una bandeja del centro que responde o traslada. La clave es que la comunicación quede registrada y que los datos de los menores no acaben en móviles particulares.
Conclusión
No hay un ganador universal entre los programas de gestión escolar: Alexia destaca en economía y servicios, Educamos en lo pedagógico, Clickedu en amplitud de catálogo y Additio en la evaluación del aula. EduNex apuesta por la secretaría, los recibos y un canal único con las familias, sin app nativa ni aula virtual. Elige por las dos o tres piezas que hoy te duelen y exige ver tus datos reales en la demo. Si quieres comprobarlo con EduNex, solicita la demo gratuita con una exportación de tu centro y en unos minutos sabrás si te sirve.
