Vertebra Incidencias
Gestión de incidencias para administradores de fincas
sin el móvil sonando.
El vecino escanea el QR del portal de su comunidad, cuenta la avería con fotos y en un minuto la tienes en tu tablero. Tú se la asignas al gremio, la sigues hasta el cierre y llegas a la junta con la foto del trabajo y la factura en la mano.
Nadie instala nada. El vecino avisa desde el navegador de su móvil y tú trabajas desde el tuyo.
Reportar una incidencia
Cuéntanos qué ocurre y la administración se pondrá en marcha.
Tipo de incidencia
Portal
Qué es
Gestión de incidencias para administradores de fincas, del aviso al cierre.
Vertebra Incidencias es un programa de gestión de incidencias para administradores de fincas: recoge las averías de todas tus comunidades por un mismo sitio y las lleva hasta el final. Cada portal tiene su QR. El vecino lo escanea, describe lo que pasa, adjunta fotos y envía. Tú lo ves entrar, eliges al gremio y le mandas el parte sin redactar nada.
La diferencia con una hoja de cálculo o una carpeta de correos es que aquí cada avería es un expediente: tiene estado, tiene responsable, tiene historial y tiene documentos. Cuando llega la junta y alguien pregunta por la humedad del tercero, la respuesta está a un clic.
Y algo que conviene decir claro: esto no es un programa de administración de fincas. No lleva la contabilidad de la comunidad, ni las cuotas, ni las actas de las juntas. Hace una sola cosa —la gestión de incidencias para administradores de fincas— y la hace entera, conviviendo con el programa que ya uses para lo demás.
Si tu despacho también gestiona mantenimiento con contratos y revisiones periódicas, esta pieza se lleva bien con nuestro software de mantenimiento preventivo y correctivo; y si el gremio te devuelve partes en papel, mira lo que hacemos con el OCR de partes de trabajo.
El artículo 20 de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal encarga al administrador atender la conservación del inmueble y disponer las reparaciones urgentes. Este programa existe para que esa obligación deje rastro escrito en lugar de quedarse en una llamada.
Vídeo
Míralo por los dos lados.
Dos vídeos y dos puntos de vista distintos: no son la primera y la segunda parte de nada, cada uno se entiende por su cuenta. En el de la izquierda eres el vecino que se encuentra la avería. En el de la derecha estás en el despacho, viendo la gestión de incidencias para administradores de fincas de toda tu cartera.
Lo que ve el vecino
Se encuentra la avería en el portal, escanea el QR del cartel y la envía con una foto. Sin instalar nada, sin registrarse y sin llamar a nadie.
53 segundos · desde el navegador del móvil, sin registro
Lo que ves tú en el despacho
El aviso cae en el tablero, lo asignas al gremio, sale el parte, se abre el siniestro si lo cubre el seguro y no se cierra sin la foto del trabajo y sin la factura.
3 min 38 s · tablero, asignación, parte, siniestro y cierre
El día a día
Tres preguntas que te hacen
cada semana.
Si alguna de estas tres te suena, ya sabes para qué sirve un programa de gestión de incidencias para administradores de fincas.
¿Cuántas llamadas llevas hoy por la misma bombilla del portal 2?
Cinco vecinos te cuentan la misma avería y tú apuntas cinco veces lo mismo en un papel. Con el QR, el primero que la ve la registra con fotos, y los demás ya la encuentran registrada. Tú te enteras una sola vez, y bien.
¿Sabrías decir ahora mismo por dónde va cada avería de cada finca?
Sin un sitio común, la respuesta vive repartida entre el correo, el móvil y la memoria. Aquí tienes un tablero con todas tus comunidades: arrastras la tarjeta de columna y el estado cambia. Se acabó el «creo que ya fue el fontanero».
En la junta te preguntan si aquello se arregló. ¿Con qué lo demuestras?
Con el expediente: quién cambió el estado, cuándo y con qué comentario, más la foto del trabajo terminado y la factura del gremio guardadas en la propia incidencia. No es tu palabra: es el historial.
Qué hace
Ocho cosas que dejas de hacer
a mano.
Esto es lo que te quita de las manos la gestión de incidencias para administradores de fincas. Cada punto está atado a una pantalla que existe hoy en el producto: nada de promesas para la próxima versión.
El vecino avisa sin llamarte ni registrarse
Escanea el QR de su portal con la cámara del móvil y se le abre un formulario: tipo de avería, portal, piso, teléfono, descripción y hasta ocho fotos. No descarga nada, no crea usuario, no espera a que le cojas el teléfono. Menos de un minuto.
El cartel del portal te lo damos hecho
El QR de cada comunidad lo genera el sistema en PNG y en SVG, y hay un botón de «Imprimir cartel». No tienes que buscar un generador por internet ni encargar nada a una imprenta para empezar.
Un tablero con todas tus comunidades
Nueve estados, de «Recibida» a «Cerrada», y una tarjeta por avería que arrastras de columna para cambiarla de fase. También hay vista de lista, con filtro por comunidad y por profesión, y exportación del listado a Excel cuando necesites llevártelo.
Te propone el gremio, decides tú
Se acabó buscar en la agenda qué fontanero trabaja en qué finca. Al abrir la incidencia, el sistema te lista los proveedores de esa comunidad que hacen esa profesión, con el preferido arriba. Asignas con un clic, pero el clic lo das tú.
El parte sale escrito, tú solo lo repasas
Antes de mandar nada ves una vista previa con el destinatario, el asunto y la tabla de datos de la avería ya rellena, y la puedes editar. Vale igual para el proveedor y para la aseguradora. El correo enviado queda anotado en la propia incidencia.
No se cierra sin pruebas
El sistema impide marcar «Completada» si no hay foto del trabajo, y no deja pasar a «Factura enviada» ni a «Cerrada» sin la factura en PDF adjunta. No es una recomendación: es un bloqueo. Así el expediente nunca se queda a medias.
El gremio sube su documentación él solo
Cada proveedor entra a su propio portal, ve solo lo suyo con la dirección y el teléfono del vecino, acepta o rechaza con una nota y sube la foto del trabajo y la factura. Dejas de perseguirle por teléfono para que te mande el papel. Si además te llegan partes manuscritos, el OCR de partes de trabajo los pasa a digital.
Los siniestros salen marcados desde el aviso
El propio vecino puede señalar que cree que lo cubre el seguro, y tú lo confirmas. Cada comunidad tiene guardada su póliza, así que el parte a la aseguradora sale con los datos puestos en vez de redactarlo desde cero cada vez.
Las tres pantallas
Tres personas, tres pantallas,
un solo expediente.
La gestión de incidencias para administradores de fincas funciona cuando cada uno ve lo que le toca ver: el vecino un formulario corto, tú el expediente entero, el gremio solo su encargo.
Escanea, escribe y envía
Elige el tipo de avería, su portal y su piso, describe el problema, hace la foto y marca si cree que lo cubre el seguro. Al enviar recibe un código de seguimiento tipo INC-2026-000001; si dejó su correo, le avisamos por email cuando la avería cambie de estado.
Asignas, mandas el parte y sigues
Ves entrar la avería en el tablero y la arrastras según avanza. Dentro, la ficha tiene sus pestañas —General, Estado, Proveedores, Historial, Emails y Adjuntos—: eliges entre los gremios que encajan con esa profesión en esa comunidad, revisas el parte y lo envías. Lo que pasa después queda escrito ahí.
Acepta, arregla y sube la factura
Entra a un portal reducido con «Mis incidencias» y poco más. Ve la dirección y el teléfono del vecino en un enlace pulsable, acepta o rechaza con una nota y, para dar el trabajo por hecho, tiene que subir la foto y la factura.
Puesta en marcha
Poner en marcha la gestión de incidencias para administradores de fincas.
Así ponemos en marcha la gestión de incidencias para administradores de fincas. Este es el orden en que trabajamos, no un calendario cerrado: no hay que rehacer la cartera de comunidades a mano ni cambiar la forma de trabajar del despacho.
Cargamos tus comunidades y tus gremios
Desde Excel, con una plantilla que te damos. Antes de confirmar ves una vista previa de lo que se va a crear, así que si algo viene mal en el fichero lo corriges sin ensuciar los datos. Si vuelves a importar, actualiza en lugar de duplicar.
Sacamos el QR y el cartel de cada portal
Una comunidad puede tener varios bloques y portales, cada uno con su dirección. Se genera el código de cada uno y se imprime el cartel para el tablón. A partir de ese momento los vecinos ya pueden avisar.
Damos de alta a los proveedores en su portal
Con un clic se les crea el usuario a partir de su CIF, sin ir uno por uno rellenando formularios. Cada gremio queda vinculado a las comunidades en las que trabaja y a sus profesiones, que es lo que hace que luego el sistema sepa a quién proponerte.
Lo ajustamos a cómo trabajáis vosotros
Qué tipos de avería quieres que vea cada comunidad, qué puede hacer cada persona del despacho, qué pólizas van con qué aseguradora. Y si necesitas que hable con el programa que ya usas, lo vemos en integraciones.
El calendario sale de vuestro despacho, no de una plantilla. No lleva lo mismo un administrador con treinta comunidades que uno con trescientas, ni es igual traer los datos de un Excel ordenado que sacarlos del programa que usáis ahora. Pesa también cuántos gremios hay que dar de alta y si preferís abrir primero unas pocas comunidades piloto —que es lo que solemos recomendar, porque el cartel del portal se prueba mejor en tres comunidades que en ciento veinte— o salir de golpe con toda la cartera. Las fechas las concretamos después de ver vuestros datos; antes de eso, quien os dé una es que no ha mirado.
Trazabilidad
El expediente lo cierras tú,
y queda escrito.
En la gestión de incidencias para administradores de fincas lo que más duele no es la avería: es no poder demostrar qué se hizo. Por eso cada movimiento deja rastro y el control formal sigue siendo del despacho.
El proveedor no mueve el estado oficial. Acepta, sube su foto y su factura y marca su trabajo como hecho, pero el estado de la incidencia lo cambias tú. El expediente tiene un único responsable.
Cada cambio lleva nombre y fecha. Quién lo hizo, qué día, a qué hora y con qué comentario. Es el historial que enseñas cuando alguien te pregunta por una avería de hace cuatro meses.
Los correos también se guardan. Cada incidencia tiene su bitácora de emails: qué se mandó, a quién y cómo acabó. Si el gremio dice que no le llegó el parte, ahí está la anotación.
Los documentos viven en la avería. Fotos del vecino, foto del trabajo terminado y factura del proveedor, todo colgando del mismo expediente en lugar de repartido por el correo.
Historial · INC-2026-000001
Recibida
Aviso del vecino por QR · 2 fotos adjuntas
Asignada
Fontanería · proveedor preferido de la comunidad
Enviada
Parte por email · anotado en la bitácora
Completada
Bloqueada hasta subir la foto del trabajo
Cerrada
Bloqueada hasta adjuntar la factura en PDF
Dudas razonables
Preguntas frecuentes.
Lo que nos preguntan siempre los despachos antes de probarlo.
¿El vecino tiene que descargarse una aplicación?
No. Escanea el QR del cartel de su portal con la cámara del móvil y se le abre directamente un formulario en el navegador. No instala nada, no crea usuario y no tiene contraseña que recordar. Esa es justo la razón por la que la gente lo usa: la barrera de entrada es cero. Y como tampoco hay app que actualizar, no hay vecinos con «la versión antigua».
¿Cómo se entera el vecino de si su avería está resuelta?
Al enviar el aviso ve en pantalla un código de seguimiento con el formato INC-2026-000001, que es el que puede darte si te llama. Si además dejó su correo electrónico, recibe un email de confirmación y otro cuando la incidencia cambia de estado. El canal de aviso al vecino es el correo: no hay notificaciones al móvil ni mensajería instantánea.
¿Sustituye al programa de administración de fincas que ya tengo?
No, y no pretende hacerlo. Aquí no hay contabilidad de comunidades, ni reparto de cuotas, ni convocatorias de junta, ni remesas bancarias. Esto resuelve la gestión de incidencias para administradores de fincas y nada más, así que convive con la suite que ya uses para la parte económica. Si hace falta que ambos se hablen, lo estudiamos en integraciones.
¿Puedo impedir que se cierre una avería sin justificar?
Sí, y viene así de fábrica. El sistema no deja marcar una incidencia como «Completada» si no se ha subido la foto del trabajo, y no permite pasarla a «Factura enviada» ni a «Cerrada» sin la factura en PDF adjunta. No es un aviso que se pueda ignorar: es un bloqueo. El resultado es que ningún expediente llega a la junta a medio documentar. Es la parte menos vistosa de la gestión de incidencias para administradores de fincas y la que más discusiones te evita después.
¿Y los siniestros que cubre el seguro de la comunidad?
El vecino puede marcar ya en su aviso que cree que el daño lo cubre el seguro, y tú lo confirmas o lo descartas. Cada comunidad tiene guardadas sus pólizas, de manera que el parte a la aseguradora se prepara con los datos ya puestos y tú solo lo repasas antes de enviarlo. Queda anotado, como todo lo demás, en la bitácora de correos de esa incidencia.
¿Cuánto se tarda en poner en marcha la gestión de incidencias para administradores de fincas?
Depende del tamaño de la cartera, pero el trabajo pesado —dar de alta comunidades, portales y gremios— se hace importando dos ficheros de Excel con vista previa antes de confirmar, no tecleando fichas una a una. Después basta con generar los códigos, imprimir los carteles y crear los usuarios de los proveedores, que se dan de alta a partir de su CIF con un clic.
¿Se puede probar antes de decidir?
Sí. Tienes prueba gratuita: te montamos el entorno con una comunidad de ejemplo, generas su código, avisas tú mismo desde tu móvil como si fueras un vecino y ves cómo entra en el tablero. Así compruebas con tu propia cartera si la gestión de incidencias para administradores de fincas te cuadra, antes de decidir nada. Si prefieres verlo con nosotros al lado, escríbenos desde contacto y lo recorremos juntos en una llamada corta.
Prueba gratuita
Pruébalo con una
de tus comunidades.
Te montamos un entorno de prueba con una comunidad tuya, generas su código, lo pegas en el tablón —o lo escaneas tú mismo— y ves entrar el aviso en el tablero. Sin instalar nada y sin compromiso: la mejor forma de decidir si la gestión de incidencias para administradores de fincas te ahorra las llamadas que crees que te ahorra.
- Entorno de prueba con tus comunidades y tus gremios
- El QR y el cartel del portal, listos para imprimir
- Lo desarrollamos nosotros: se adapta a cómo trabaja tu despacho
