Política de privacidad de las aplicaciones

Última actualización: 3 de noviembre de 2026

Esta política explica cómo tratamos los datos personales dentro de las aplicaciones de Vertebra. La navegación por la web vertebragestion.com se rige por su política de privacidad y su política de cookies.

1. A qué aplicaciones se aplica

• Vertebra Incidencias (vertebraincidencias.com): gestión de incidencias de comunidades de propietarios para administradores de fincas.
• Vertebra Pyme (vertebrapyme.com): ERP de gestión para pequeñas y medianas empresas.
• Vertebra Gestoría (vertebragestoria.com): lectura de facturas (OCR) para asesorías.
• El resto de aplicaciones de Vertebra que enlacen a esta página.

2. Quién es el responsable

Vertebra Gestión, S.L. (spin-off de la Universidad de Murcia)
CIF: B73719056
Domicilio: Dpto. Organización de Empresas y Finanzas, Facultad de Economía y Empresa, Campus Universitario de Espinardo s/n, Edificio 2, 30100 Murcia (España).
Teléfono: 868 887 798 / 868 887 901
Correo para cuestiones de privacidad: [email protected]

No estamos obligados a designar un delegado de protección de datos y no lo hemos hecho. Cualquier consulta sobre privacidad la atiende directamente el responsable en el correo indicado.

3. Qué datos tratamos y en qué calidad

a) Datos de las personas usuarias de la aplicación. Nombre, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada, nunca en claro), rol y registros de acceso. Los tratamos como responsables para darte acceso, mantener tu cuenta y proteger el servicio.

b) Datos que nuestros clientes introducen en la aplicación. Por ejemplo, datos de vecinos, proveedores, incidencias y sus fotos, clientes o facturas. La empresa cliente decide qué datos introduce y para qué; Vertebra los trata como encargada del tratamiento (artículo 28 del RGPD), solo para prestar el servicio contratado y siguiendo sus instrucciones. Si eres un vecino, proveedor o cliente de una de esas empresas y quieres ejercer tus derechos, dirígete a ella; si nos escribes a nosotros, le haremos llegar tu solicitud.

c) Datos técnicos. Dirección IP, navegador y registros de actividad, para la seguridad del servicio, detectar fallos y prevenir abusos.

4. Datos obtenidos de cuentas de Google

Vertebra Incidencias permite a cada empresa cliente conectar, de forma voluntaria, una cuenta de Gmail o Google Workspace para que los correos que genera la aplicación (avisos a vecinos y presidentes, órdenes de trabajo a proveedores y actualizaciones de las incidencias) salgan desde su propia dirección.

• Qué datos usamos. La dirección de correo de la cuenta conectada, para mostrar desde qué cuenta se envía, y el permiso para enviar correos en tu nombre (gmail.send). La aplicación no lee, no lista, no modifica ni borra ningún correo de tu buzón, ni accede a tus contactos, calendario o archivos.
• Para qué. Únicamente para enviar los correos que tú ordenas o que la aplicación genera en tu nombre dentro del servicio contratado.
• Qué no hacemos. No usamos estos datos para publicidad, no los vendemos, no los cedemos a terceros y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Ninguna persona de Vertebra los consulta, salvo que nos lo pidas para darte soporte, por motivos de seguridad o por obligación legal.
• Cómo los guardamos. El token de acceso que entrega Google se guarda cifrado en la base de datos de tu empresa y solo lo usa el servidor de la aplicación para enviar correo. Las comunicaciones con Google van siempre cifradas (HTTPS).
• Cómo retirar el permiso. Puedes desconectar la cuenta en cualquier momento desde Configuración › Email › Desconectar, o desde myaccount.google.com/permissions. Al desconectarla, borramos el token.

Uso limitado. El uso que hacen las aplicaciones de Vertebra de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado.

Vertebra’s apps’ use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Si en lugar de Google conectas una cuenta de Microsoft (Outlook o Microsoft 365), se aplica lo mismo: solo pedimos permiso para enviar correo en tu nombre (Mail.Send) y para conocer la dirección de la cuenta.

5. Para qué usamos los datos y con qué base legal

• Dar acceso a la aplicación y prestar el servicio contratado (cuentas de usuario, soporte y avisos del servicio). Base legal: ejecución del contrato con la empresa cliente (art. 6.1.b RGPD).
• Tratar los datos que la empresa cliente introduce en la aplicación. Lo hacemos como encargados, por cuenta de esa empresa, que es la responsable y quien decide la base legal de ese tratamiento.
• Enviar correo desde una cuenta de Google o Microsoft conectada. Base legal: ejecución del contrato, porque es una función del servicio que la empresa activa, y tu consentimiento expreso, que das en la pantalla de permisos de Google o Microsoft y puedes retirar en cualquier momento.
• Mantener la seguridad del servicio y prevenir abusos (datos técnicos). Base legal: interés legítimo en proteger la aplicación y los datos de nuestros clientes (art. 6.1.f RGPD).
• Cumplir obligaciones legales, como las fiscales o atender requerimientos de las autoridades (art. 6.1.c RGPD).

Los datos de la cuenta de usuario son necesarios para usar la aplicación: sin ellos no podemos darte acceso. Conectar una cuenta de correo es opcional. No tomamos decisiones automatizadas ni elaboramos perfiles que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

6. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni cedemos datos a terceros. Solo acceden a ellos los proveedores tecnológicos imprescindibles para prestar el servicio, que actúan como subencargados del tratamiento con un contrato que les obliga a protegerlos y a usarlos únicamente siguiendo nuestras instrucciones:

• Alojamiento de servidores y bases de datos: centros de datos situados en la Unión Europea.
• Red y protección frente a ataques: Cloudflare, Inc. (Estados Unidos), adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• Envío de correo: el proveedor que configure cada empresa cliente (por ejemplo, su cuenta de Google o Microsoft) o el servidor de correo que indique.

Si algún proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, lo hace con las garantías del RGPD: una decisión de adecuación de la Comisión Europea, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., o cláusulas contractuales tipo. También podemos comunicar datos a jueces, tribunales y autoridades cuando la ley nos obligue.

Si la empresa cliente conecta su propio asistente de inteligencia artificial a la aplicación, ese asistente accede solo a lo que la empresa le autorice, bajo su responsabilidad. Los tokens de Google y Microsoft nunca se exponen a través de esa conexión.

7. Cuánto tiempo los conservamos

• Datos de la empresa cliente y de sus usuarios: mientras dure el contrato. Al terminar, los devolvemos o los borramos según nos indique la empresa, salvo lo que la ley nos obligue a conservar, que se guarda bloqueado durante los plazos legales de prescripción.
• Tokens de Google y Microsoft: hasta que se desconecta la cuenta; en ese momento los borramos.
• Datos técnicos: el tiempo imprescindible para la seguridad del servicio y la resolución de incidencias.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: comunicaciones cifradas (HTTPS), contraseñas y tokens guardados cifrados, los datos de cada empresa separados en su propia base de datos y acceso restringido al personal que lo necesita para prestar el servicio, con deber de confidencialidad.

9. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar el consentimiento que hayas dado, sin que ello afecte a lo tratado antes. Escríbenos a [email protected] indicando qué derecho quieres ejercer; si tenemos dudas sobre tu identidad, podremos pedirte que la acredites. Te responderemos en el plazo de un mes.

Si tus datos los ha introducido una empresa cliente (por ejemplo, eres vecino o proveedor de una comunidad), dirígete a esa empresa, que es la responsable; si nos escribes a nosotros, le trasladaremos tu solicitud. Si consideras que no se han atendido bien tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

10. Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, actualizaremos la fecha de arriba y, si el cambio es importante, lo avisaremos dentro de la aplicación.