Vertebra ETT · Vertebra OCR para empresas de trabajo temporal
Software para ETT: de la hoja de firmas al Excel de horas, sin teclear.
Vertebra ETT es el software para ETT que lee con IA las hojas de firmas y los albaranes de horas que tus encargados mandan por WhatsApp, por correo o en mano, reconoce a cada trabajador, cuadra la jornada de cada finca y te deja el Excel listo para importar en tu programa de gestión. Tu oficina ya no teclea: revisa y valida.
Tráenos unas hojas de firmas de una semana normal y te enseñamos cómo quedan leídas y cuadradas.
- Con 2.000 partes al mes, teclear y cuadrar a mano son unas 450 horas de oficina. Con Vertebra ETT el tecleo desaparece y el cuadre te llega hecho.
- Lee bien en torno al 99 % de los datos. Lo dudoso te lo marca.
- Avisa de lo que no cuadra antes de exportar las horas.
- Cada persona de la oficina trabaja con su cartera de clientes.
Lee los papeles que ya os llegan de las fincas y los almacenes:
- Hojas de firmas
- Albaranes de horas
- Por WhatsApp
- Por correo
- Fotos del móvil
- PDF escaneados
- Varias hojas en un mismo PDF
Si un PDF trae varias hojas, cada una se revisa por separado. Si la foto viene girada, se endereza sola.
Cómo funciona
Del papel firmado en la finca al Excel de horas, en cuatro pasos.
Así trabaja este software para ETT: lo que ya está escrito en la hoja de firmas no se vuelve a escribir. El programa lee y propone; la oficina revisa, corrige lo que haga falta y valida.
Llegan los partes y los albaranes
El encargado manda la foto o el PDF por WhatsApp al número de tu ETT, o llegan como adjunto al correo de la oficina, y entran solos a leerse. Los que te dan en mano, los subes desde la web o les haces la foto con el móvil.
- Cada documento queda en una lista con su canal y su estado: por revisar, listo para exportar, exportado o modificado después.
- Si alguien vuelve a subir la misma foto, no se lee dos veces.
- Si de un documento no se saca nada, queda marcado como «no se leyó», a la vista.
Revisas cada hoja con el papel al lado
A un lado, lo leído: cliente, finca, fecha y una fila por trabajador. Al otro, la hoja tal como llegó. Casi no tecleas: confirmas lo que ya está escrito.
- Revisar lo leído es mucho más rápido y más cómodo que teclearlo.
- Cada fila dice si el trabajador vino o no vino, y avisa si la firma está tachada.
- Cada trabajador se reconoce por su DNI, su código o su nombre, aunque venga al revés o sin tildes.
- Los que aún no tienes dados de alta se crean desde la misma hoja.
Se junta con el albarán y se cuadra
Los partes de una finca y un día forman una jornada. El albarán de horas del mismo cliente, finca y fecha se le enlaza solo cuando no hay duda, y de ahí salen las horas de cada persona.
- En rojo, lo que no deja validar: el albarán dice ocho personas y los partes suman seis, o un trabajador sale en dos partes el mismo día.
- Si una hora hay que cambiarla a mano, se cambia y queda anotado quién lo hizo.
Sacas el Excel para tu programa de gestión
Con las jornadas validadas, eliges el cliente y generas el Excel de horas sobre la plantilla de importación de tu programa.
- Un fichero por cliente, finca y mes, o todos juntos en un ZIP.
- Antes de generarlo ves lo que va a salir y te avisa si falta el código de un trabajador o de un cliente.
- Si algo cambia después de exportar, la jornada lo dice para que no se te escape.
La máquina propone; la oficina tiene la última palabra. Ninguna hora sale hacia tu programa de gestión sin una jornada validada por una persona.
Calcula tus horas
¿Cuántas horas se le van a tu oficina en meter partes?
Teclear un parte lleva 3 o 4 minutos, según cuántos trabajadores traiga, y cuadrarlo después con su albarán, unos 10 más. Lo vemos en las ETT con las que hablamos: una que mueve unos 2.000 partes al mes tiene a cuatro personas dedicadas solo a meter partes. La calculadora se queda corta a propósito: solo cuenta teclear y cuadrar.
450horas al mes
entre teclear (117 h) y cuadrar con los albaranes (333 h). Son unas 56 jornadas de trabajo cada mes. Con Vertebra ETT el tecleo desaparece y el cuadre te llega hecho: tu oficina revisa, resuelve lo que no cuadra y valida.
Pide una demoEstimación: 3,5 minutos por parte para teclearlo y 10 para cuadrarlo, jornadas de 8 horas.
¿Te suena esto?
¿Qué hace un software para ETT como Vertebra ETT?
Conoces la escena: el lunes llegan a la oficina las fotos de las hojas de firmas de toda la semana, algunas torcidas y otras con nombres que no se leen; el albarán de horas de una finca no aparece, y alguien pasa a mano trabajador por trabajador las horas que luego cargará el programa de gestión. Este software para ETT se queda con esa parte: lee cada hoja, reconoce a cada trabajador, la cuadra con el albarán y prepara las horas. Tu equipo mira lo que trae dudas y valida.
Antes
- Teclear las horas de cada trabajador, hoja por hoja
- Buscar a mano a quién corresponde un nombre mal escrito
- Comparar a ojo el albarán con lo que firmaron
- Darse cuenta tarde de que alguien sale en dos fincas el mismo día
- Montar el Excel de cada cliente para el programa de gestión
Con Vertebra ETT
- Las horas salen del albarán, repartidas entre los que vinieron según la hoja
- Cada trabajador reconocido por su DNI, su código o su nombre
- El cuadre entre albarán y partes hecho, con lo que no cuadra en rojo
- Aviso del trabajador repetido antes de validar
- El Excel de cada cliente y finca, generado y revisado antes de bajarlo
Un albarán de horas leído: cliente, finca, personas y horas por persona, con el original al lado. Todos los datos de las capturas son inventados.
Este software para ETT no sustituye al programa con el que tu ETT gestiona contratos y nóminas: le lleva las horas ya cuadradas. Una ETT, regulada por la Ley 14/1994 de empresas de trabajo temporal, pone trabajadores a disposición de empresas usuarias; lo que se vive en la oficina cada semana es saber quién trabajó, dónde y cuántas horas para cada una. De eso se ocupa. Si quieres verlo con más calma, en el blog contamos cómo cruzar los partes escritos a mano con el fichaje.
¿Y esto también lo resuelve? Sí.
Las hojas de firmas no llegan limpias, y un software para ETT tiene que contar con ello. Llega todo esto, y también se resuelve desde la oficina:
Una firma tachada
Se lee como tachada y ese día no cuenta como trabajado. Si sí trabajó, la oficina lo marca como que vino.
Un trabajador que no está dado de alta
Se crea desde la propia hoja con el nombre, los apellidos y el DNI leídos. O todos los nuevos de una vez.
Un nombre al revés o sin tildes
Busca por DNI, luego por código y luego por nombre en cualquier orden. Si hay dos con el mismo nombre, no asigna a ninguno: te los enseña y eliges tú. Lo que corriges, lo recuerda.
Anotaciones a mano como «8 P»
Tú decides qué significan en tu ETT. Por ejemplo, plazas de transporte del conductor, que después se cuadran con las personas que trabajaron.
El mismo trabajador en dos partes
Si alguien sale en dos hojas el mismo día, la jornada no se valida hasta que se aclara.
Un albarán que no llega
Si una jornada sigue sin albarán pasadas 48 horas, lo marca. El plazo se ajusta a tu ETT.
Y en el día a día de la oficina:
- Carga trabajadores, clientes, fincas y contratos desde Excel, con vista previa
- Cada persona trabaja con su cartera de clientes y recibe sus avisos
- Informes de horas por cliente, jornadas pendientes e incidencias abiertas
- Funciona en el móvil desde el navegador, sin instalar nada
Quién está detrás
Lo hace Vertebra Gestión, en Murcia, desde 2010.
Somos una empresa de base tecnológica de la Universidad de Murcia, con sede en su Facultad de Economía y Empresa. Hemos hecho software para más de 100 empresas y llevamos años leyendo con IA facturas, albaranes y partes de trabajo con Vertebra OCR. Vertebra ETT es esa misma lectura convertida en un software para ETT, montado alrededor de cómo trabaja la oficina de una empresa de trabajo temporal.
Hablas directamente con quien hace el programa. Si en tu ETT algo se hace de otra manera, se ajusta: el software se amolda a tu empresa, nunca al revés.
Spin-off de la Universidad de MurciaPreguntas frecuentes sobre el software para ETT.
Elige un tema y verás solo sus preguntas.
¿No está la tuya? Llámanos al 868 887 901 o pide una demo.
Qué es y para quién
¿Qué es un software para ETT como Vertebra ETT?
Es un programa web para la oficina de una empresa de trabajo temporal. Lee con IA las hojas de firmas y los albaranes de horas, reconoce a cada trabajador, junta los partes de cada finca y día con su albarán, avisa de lo que no cuadra y genera el Excel de horas para el programa de gestión de la ETT.
¿Sustituye a mi programa de gestión o de nóminas?
No. Este software para ETT no lleva contratos ni nóminas: siguen en el programa que ya usas. Vertebra ETT se ocupa de lo que pasa antes: del papel firmado a las horas cuadradas y validadas, listas para importar.
¿Qué tiene que ver con Vertebra OCR?
La lectura es la de Vertebra OCR, el mismo motor con el que leemos facturas, albaranes y partes de trabajo de otras empresas. Vertebra ETT añade lo propio de una ETT: el cruce con tus trabajadores, el cuadre con el albarán y el Excel de horas.
Partes y albaranes
¿Qué datos lee de una hoja de firmas?
La fecha, el cliente, la finca o centro, la hora de entrada y de salida y el descanso si vienen, y por cada fila el nombre y los apellidos, el código y el DNI del trabajador, si firmó, si la firma está tachada y lo que se haya anotado a mano. También las filas añadidas a mano fuera de la tabla.
¿Y de un albarán de horas?
El número de albarán, la fecha, el cliente y la finca, cada equipo con su descripción, sus personas y sus horas por persona, los totales, si lo firmaron el cliente y el encargado, y las observaciones.
¿Y si la IA lee mal un nombre o una hora?
Lee bien en torno al 99 % de los datos, y lo que no cuadra te lo marca en rojo o en amarillo. Ninguna hora sale al Excel sin una jornada validada por tu oficina. Y en los informes ves cada mes qué parte de las líneas ha tenido que corregir tu equipo.
¿Cuánto tiempo ahorra en la oficina?
Teclear un parte lleva 3 o 4 minutos y cuadrarlo con su albarán, unos 10 más. Con 3.000 partes al mes son unas 675 horas de oficina. Con Vertebra ETT el tecleo desaparece y el cuadre llega hecho; a tu equipo le queda revisar, resolver lo que no cuadra y validar. Con la calculadora ves la cifra con tu volumen.
¿Cómo sabe quién es cada trabajador si el nombre viene mal escrito?
Busca primero por DNI o NIE, después por el código del trabajador y después por el nombre, en cualquier orden y sin tildes. Cuando la oficina corrige un nombre, lo recuerda para la próxima vez. Si hay dos con el mismo nombre, no asigna a nadie y te los enseña; si el DNI no coincide, te propone el más probable y decides tú.
¿Los encargados pueden mandar los partes por WhatsApp o por correo?
Sí. El encargado manda la foto o el PDF al número de WhatsApp de tu ETT y recibe un mensaje de que ha llegado; si repite una foto, se le avisa. También se pueden leer solos los adjuntos que llegan al correo de la oficina. Si escribe desde un teléfono que no tienes registrado, el parte entra igual y se te avisa para que lo mires.
¿Puedo subir los partes desde el móvil?
Sí. Este software para ETT funciona en el navegador del móvil: puedes hacer la foto de la hoja con la cámara y subirla, y también revisar los partes. No hay que instalar ninguna aplicación. En el ordenador, arrastras las fotos o los PDF, varios a la vez.
Cuadre y exportación
¿Qué es cuadrar una jornada?
Comprobar que lo que dicen los partes de una finca y un día coincide con su albarán: las personas, las horas y, si los usas, las plazas de transporte. Si el albarán dice ocho personas y los partes suman seis, la jornada no se valida hasta que se corrige o se descarta la incidencia con un motivo.
¿Con qué programa de gestión funciona la exportación?
Genera el Excel de horas sobre la plantilla de importación de tu programa de gestión, que sube tu propia ETT. Cuéntanos en la demo con qué programa trabajáis y lo vemos con tu plantilla.
¿Puedo corregir una hora a mano?
Sí. Desde la jornada cambias las horas de una persona y el cambio queda en la historia de la jornada, con quién y cuándo lo hizo.
¿Qué pasa si cambio algo después de exportar?
La jornada pasa a «modificada tras exportar» y el documento lo muestra en la lista, para que la vuelvas a validar y saques de nuevo el Excel de ese cliente y no se quede un cambio sin llevar a tu programa.
Puesta en marcha
¿Cómo meto mis trabajadores, clientes y fincas?
Desde Excel o CSV, con una plantilla. Antes de confirmar ves lo que va a entrar y qué filas tienen errores; las correctas entran y las demás se te señalan. Si una carga sale mal, se deshace entera desde el historial de importaciones, mientras no se haya usado lo que entró.
¿Puedo limitar lo que ve cada persona de la oficina?
Sí. Hay usuarios de administración, de oficina y solo de consulta, con permisos que se pueden ajustar. Y a cada persona le puedes asignar su cartera de clientes: la ve filtrada de entrada y solo recibe avisos de esos.
¿Mis encargados tienen que cambiar algo?
No. Con este software para ETT, tus encargados siguen mandando la foto o el PDF de la hoja por WhatsApp o por correo, o entregándola en mano. Lo que cambia es la oficina: en vez de teclear, revisa lo leído con la hoja al lado.
Hablemos
Te lo enseñamos con tus partes de firmas.
Tráenos unas cuantas hojas de firmas y albaranes de horas de una semana normal, con sus tachones y sus letras torcidas. Te enseñamos el software para ETT funcionando con tus papeles, no con los nuestros, y cómo quedaría tu cierre semanal.
Tus encargados siguen mandando lo mismo, la foto o el PDF, por el mismo sitio: no tienen que aprender nada. Las hojas torcidas, tachadas o con nombres mal escritos se marcan y las resuelve tu oficina en la revisión.
Damos de alta contigo los clientes, las fincas y los trabajadores, te ayudamos a cargarlos desde Excel y acompañamos a tu equipo de oficina hasta que va solo.
- Teléfono868 887 901 / 868 887 798
- Correo[email protected]
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