Una comparativa software RRHH útil para una pyme no mide quién tiene más funciones, sino quién resuelve bien lo que usarás cada semana: fichaje, vacaciones, documentos del trabajador y portal del empleado. En esta guía comparamos seis programas conocidos en España con datos sacados de sus webs oficiales, incluida la solución de Vertebra, declarada como nuestra.
Si tienes entre 10 y 50 trabajadores, lo más probable es que la gestión de personal viva repartida entre un Excel de vacaciones, una carpeta con contratos, los correos de la asesoría con las nóminas y un sistema de fichaje que alguien montó deprisa en 2019. Funciona, hasta que llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo, un empleado reclama unas horas extra o dos personas del mismo equipo se van de vacaciones la misma semana de agosto.
El siguiente paso lógico es buscar «qué programa de recursos humanos usar en mi empresa» o «mejores programas de RRHH para pymes». Y ahí empieza el segundo problema: los primeros resultados son listados escritos por los propios fabricantes, cada uno con su producto en el número uno, y demos comerciales que enseñan módulos de evaluación del desempeño, encuestas de clima y analítica de talento que una pyme de 20 personas no va a abrir nunca.
Esta comparativa de software de RRHH está hecha al revés: primero, qué necesita de verdad una pyme; después, cómo lo cubre cada opción; y al final, qué preguntar antes de firmar.
Qué mirar en una comparativa software RRHH antes de fijarte en el precio
La mayoría de pymes que cambian de programa de personal no lo hacen porque al anterior le faltara una función, sino porque pagaban por diez y usaban tres. Antes de leer cualquier comparativa de programas de RRHH, incluida esta, conviene tener claras cinco preguntas, porque son las que separan de verdad a unos productos de otros.
- ¿Qué módulos vas a usar cada semana? Fichaje, vacaciones, documentos y portal del empleado cubren el día a día de casi cualquier pyme. Evaluación, selección u objetivos son útiles, pero rara vez son la razón de la compra.
- ¿El precio va por empleado o es plano? Un precio por empleado y mes parece pequeño con 8 personas y se convierte en la partida más grande del software cuando llegas a 40.
- ¿Calcula nóminas o solo las distribuye? Es la confusión más cara del sector. Lo explicamos más abajo con detalle.
- ¿Cómo ficha la plantilla? App nativa, web desde el móvil, terminal físico o varias a la vez. Depende de si tu equipo está en oficina, en ruta o en obra.
- ¿Se contrata por módulos o en planes cerrados? Si solo necesitas fichaje y vacaciones, un plan que obliga a pagar la suite entera no es una ganga.
- ¿Cómo sale la información hacia tu asesoría? Las horas, ausencias y bajas del mes tienen que llegar a quien calcula la nómina sin volver a teclearlas.
Con esas preguntas delante, la tabla de la siguiente sección se lee de otra manera: deja de ser una lista de casillas marcadas y pasa a ser una forma rápida de descartar lo que no encaja con tu tamaño.
Comparativa software RRHH 2026: seis opciones conocidas en España
Para esta comparativa software RRHH hemos elegido cinco soluciones con presencia real en pymes españolas y hemos añadido la nuestra, avisando de que lo es. Todos los datos de funciones y precios se han comprobado en las webs oficiales de cada fabricante el 29 de septiembre de 2026; cuando un fabricante no publica el precio, lo indicamos así en lugar de estimarlo. Los precios y planes cambian con frecuencia, así que tómalos como referencia y confírmalos antes de decidir.
| Programa | A quién se dirige | Fichaje | Vacaciones y ausencias | Documentos y firma | Nóminas | Precio publicado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Factorial | Plataforma de RRHH, finanzas e IT para empresas de distintos tamaños | Sí, módulo aparte, con app móvil | Sí, módulo aparte | Gestión documental y firma electrónica en el núcleo | Las calcula (módulo de cálculo de nómina con asesoría asociada) | Desde 5,5 € por persona y mes, con presupuesto a medida |
| Sesame HR | RRHH todo en uno; tarifas con mínimo de 15 empleados | Sí: web, app, QR y terminal | Sí | Gestor documental y firma digital incluidas con límites; firma avanzada como extra | No las calcula: prepara la prenómina y la comparte con la gestoría | De 4,75 a 8 € por empleado y mes según plan (pago anual, sin IVA) |
| Endalia | Medianas y grandes empresas, según su propia web | Sí | Sí | Firma digital | Las calcula; ofrece también externalizar la nómina | No publicado (demo) |
| Personio | Empresas de 10 a 10.000 empleados | Sí, con app móvil | Sí | Documentos y firma, con límites en el plan básico | Nómina preliminar para enviar a quien la calcula | No publicado (presupuesto) |
| a3innuva Nómina (Wolters Kluwer) | Empresas y asesorías que quieren llevar la nómina en la nube | Sí, con producto complementario | Sí, desde el portal del empleado | Firma electrónica y gestión documental complementaria | Las calcula: es su núcleo, con seguros sociales y afiliación | No publicado (presupuesto) |
| Vertebra RRHH (nuestra solución) | Pymes que quieren lo esencial sin una suite completa; se contrata también suelta | Sí, web desde ordenador o móvil (sin app nativa) | Sí, con solicitud y aprobación | Documentos del trabajador con confirmación por contraseña (no firma cualificada) | No las calcula: reparte los PDF que prepara tu asesoría | No publicado en esta guía (consultar) |
Fuentes: webs oficiales de cada fabricante (factorial.es, sesamehr.es, endalia.com, personio.es, wolterskluwer.com), consultadas el 29/09/2026. Precios sin IVA salvo que se indique; confírmalos antes de contratar.
Factorial: la suite más amplia, pensada para crecer
Factorial se presenta hoy como una plataforma que une RRHH, finanzas e IT con un asistente de inteligencia artificial. Tiene un núcleo con gestión documental, firma electrónica y directorio de empleados, y sobre él se añaden módulos: control horario con geolocalización, ausencias, turnos, desempeño, selección, formación o gastos. Es de las pocas opciones de la lista que calcula nóminas, apoyándose en asesores asociados. Encaja con pymes que crecen rápido y quieren una sola plataforma para casi todo; el precio parte de 5,5 € por persona y mes y el resto se presupuesta según módulos.
Sesame HR: tarifas públicas y foco en la gestoría
Sesame es el único de los grandes que publica su tabla de precios completa: cuatro planes entre 4,75 y 8 € por empleado y mes en pago anual, con un mínimo de 15 empleados. Su punto fuerte es el fichaje (web, app, código QR o terminal físico) y la relación con la gestoría: no calcula nóminas, sino que prepara la prenómina con las incidencias del mes y la comparte con quien las calcula. Si tu plantilla está por debajo de 15 personas, ten en cuenta ese mínimo al hacer números.
Endalia: pensado para empresas medianas y grandes
Endalia se define como software de RRHH para medianas y grandes empresas, y su catálogo lo refleja: además de horario, vacaciones y portal del empleado, cubre objetivos, competencias, compensación, selección, canal de denuncias y cálculo de nóminas, con opción de externalizarlas. Es modular, pero su enfoque natural es el de un departamento de personas con varios perfiles. Para una pyme de 15 trabajadores probablemente se quede grande; para una de 200, es una candidata seria. No publica precios.
Personio: de 10 empleados en adelante, con plan cerrado
Personio se dirige de forma explícita a empresas de entre 10 y 10.000 empleados. Su plan básico incluye registro de jornada con app y geolocalización, ausencias, expediente digital y una nómina preliminar que se envía a quien calcula la nómina oficial; selección, desempeño o encuestas son aplicaciones de pago aparte. Trabaja con contrato anual y cuota de alta, y el precio se da tras una demo. Es una opción sólida para pymes con un responsable de personas dedicado.
a3innuva Nómina: cuando quieres calcular la nómina en casa
La propuesta de Wolters Kluwer parte justo del lado contrario al resto: su núcleo es el cálculo de nóminas, con carga de convenios y presentación de seguros sociales y afiliaciones, y sobre él añade portal del empleado con app, firma electrónica y, mediante productos complementarios, control horario y gestión documental. También lo usan asesorías. Tiene sentido si quieres traer la nómina a la empresa o si tu asesoría ya trabaja con ella. No publica precios.
Vertebra RRHH: lo esencial, también por separado (nuestra solución)
Para ser transparentes: esta es la nuestra, y la incluimos en la comparativa software RRHH con sus límites a la vista. Vertebra RRHH cubre fichaje desde el navegador del ordenador o del móvil (es una web adaptada, no una app nativa), solicitud y aprobación de vacaciones y ausencias, documentos de cada trabajador con confirmación mediante contraseña, reparto de nóminas en PDF y avisos a la plantilla a través del portal del empleado. No calcula nóminas (las sigue calculando tu asesoría), no ofrece geolocalización ni firma electrónica cualificada. Su diferencia es que se contrata también suelta, sin llevarte un ERP entero ni pagar módulos que no vas a usar.
Qué módulos de software RRHH necesita una pyme de verdad
El ángulo que casi ninguna comparativa cuenta es que la pyme no necesita una suite enorme, sino cuatro piezas bien resueltas. En la práctica, el patrón se repite en casi cualquier pyme: el fichaje lo usa toda la plantilla todos los días, las vacaciones y ausencias se mueven cada semana, los documentos se consultan cada mes con la nómina y el portal del empleado es la puerta por la que entra todo lo anterior.
Fichaje y registro de jornada
Es el único módulo que viene impuesto por ley. Desde mayo de 2019 todas las empresas deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y conservar esos registros durante cuatro años. Lo importante al comparar no es el diseño del botón de fichar, sino cómo se corrigen los olvidos, quién aprueba las modificaciones y cómo se exporta el registro si lo pide un inspector. Si quieres ver el detalle legal, lo tienes en nuestra guía sobre qué exige hoy la ley en materia de control horario.
Vacaciones y ausencias
El Excel compartido de vacaciones falla siempre por lo mismo: nadie sabe cuál es la versión buena y los saldos de días no cuadran a final de año. Un módulo de ausencias resuelve tres cosas a la vez: la solicitud, la aprobación del responsable y el saldo automático. En una pyme de 25 personas eso suele liberar varias horas al mes del responsable de personal. Contamos cómo hacer el cambio en el artículo sobre cómo dejar el Excel de vacaciones del equipo.
Documentos del trabajador
Contratos, anexos, nóminas en PDF, certificados, reconocimientos médicos y justificantes. Lo que buscas es que cada documento quede en la ficha de su trabajador, con histórico, y que el empleado pueda confirmar que lo ha recibido. Aquí conviene mirar con lupa qué tipo de firma ofrece cada programa: no es lo mismo una confirmación con contraseña que una firma electrónica cualificada, y cada una sirve para cosas distintas.
Portal del empleado
Es la pieza que más tiempo ahorra al responsable de RRHH, porque elimina las preguntas repetidas: «¿me mandas la nómina de marzo?», «¿cuántos días me quedan?». Si quieres profundizar en qué debe incluir, lo desarrollamos en las funciones que debería traer un buen portal del trabajador.
Todo lo demás (evaluación del desempeño, selección de candidatos, objetivos, encuestas de clima) tiene sentido cuando la empresa crece o tiene un departamento de personas dedicado. Contratarlo desde el primer día suele significar pagar módulos que nadie abre.
Nóminas: ¿las calcula el software o tu asesoría?
En la mayoría de pymes españolas la nómina la calcula la asesoría laboral, no la empresa. Por eso hay dos familias de programas que a menudo se comparan como si fueran lo mismo: los que calculan nóminas (cotizaciones, IRPF, conexión con la Seguridad Social) y los que gestionan todo lo demás y reparten las nóminas ya calculadas.
Si tu asesoría ya calcula las nóminas y estás contento con ella, no necesitas un programa de nóminas: necesitas que las horas, ausencias y bajas del mes le lleguen limpias y que los PDF vuelvan a cada trabajador sin pasar por el correo del gerente. Si en cambio quieres traer el cálculo a casa, entonces sí debes mirar un programa específico de nóminas o una suite que lo incluya, y contar con que el esfuerzo de puesta en marcha es mayor.
Esta distinción explica buena parte de las diferencias de precio de la tabla comparativa anterior. Si trabajas con una asesoría, te interesa también saber cómo lo vive ella: lo explicamos en el artículo sobre qué hace un software de RRHH en el día a día de una pyme, donde se ve qué parte del trabajo queda en la empresa y cuál en el despacho.
Registro de jornada: lo que exige la ley hoy y lo que todavía no
Conviene separar dos cosas que muchas comparativas mezclan para meter prisa. La primera está en vigor: el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obliga a registrar diariamente la jornada de cada persona. Vale un sistema en papel, pero en la práctica cualquier pyme con más de un puñado de empleados acaba usando un sistema digital porque es la única forma razonable de conservarlo y consultarlo.
La segunda todavía no existe: el nuevo reglamento de registro horario exclusivamente digital, con acceso remoto de la Inspección, sigue sin publicarse en el BOE a finales de septiembre de 2026 tras el dictamen crítico del Consejo de Estado. Si un proveedor te dice que «es obligatorio cambiar de sistema ya», pídele la referencia del BOE. Los plazos pueden cambiar, así que conviene revisar la normativa vigente antes de tomar decisiones.
Si parte de tu plantilla trabaja en obra o en ruta y sigue rellenando partes a mano, el reto no es solo fichar, sino que lo fichado cuadre con lo trabajado; lo contamos en la guía para cruzar los partes escritos a mano con el fichaje.
Cómo elegir según el tamaño de tu plantilla
El tamaño de la plantilla cambia más la elección que el sector. Como orientación general:
| Plantilla | Qué priorizar | Error típico |
|---|---|---|
| Hasta 10 personas | Fichaje y vacaciones sencillos, que funcionen desde el móvil | Contratar una suite completa «por si acaso» |
| De 10 a 50 | Fichaje, vacaciones, documentos y portal del empleado, con aprobaciones por responsable | Pagar por empleado sin calcular cuánto costará al crecer |
| De 50 a 250 | Lo anterior más formación, selección y permisos por rol | No resolver cómo llegan los datos a la asesoría o al programa de nóminas |
| Con personal de ETT | Diferenciar plantilla propia y externa, con sus periodos de asignación | Mezclar ambos colectivos en el mismo registro |
Una última recomendación práctica para cerrar esta comparativa: pide siempre una prueba con tus datos reales (tu calendario laboral, tus turnos, tus festivos locales) y no con la empresa de demostración. Es la forma más rápida de descubrir si el programa se adapta a tu forma de trabajar o eres tú quien tendrá que adaptarse a él.
¿Por qué elegir Vertebra Gestión para implementar esto?
En Vertebra Gestión llevamos años implantando software de gestión en pymes españolas y hemos visto el mismo patrón muchas veces: empresas que pagan una suite de RRHH completa y usan cuatro pantallas. Por eso nuestra plataforma de RRHH para pymes se centra en lo que se usa cada semana (fichaje web y móvil, vacaciones y ausencias con aprobación, documentos del trabajador y un portal del empleado) y se puede contratar también suelta, sin llevarte el ERP completo. Si tienes dudas sobre si encaja con tu plantilla, contacta con nuestro equipo y lo vemos con tus datos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software de RRHH para una pyme?
No hay uno mejor para todas. Para una pyme de 10 a 50 personas, el mejor es el que resuelve bien fichaje, vacaciones, documentos y portal del empleado a un precio que no se dispare al crecer. Si quieres calcular nóminas en casa, mira opciones con nómina integrada; si las calcula tu asesoría, prioriza cómo le llegan los datos del mes.
¿Cuánto cuesta un software de RRHH para pymes?
Depende del modelo de precio. Entre los fabricantes que publican tarifas, los planes van aproximadamente de 4,75 a 8 euros por empleado y mes, a veces con un mínimo de empleados. Otros solo dan presupuesto tras una demo. Calcula siempre el coste con tu plantilla actual y con la que prevés tener dentro de dos años.
¿Un software de RRHH calcula las nóminas?
Solo algunos. Hay programas que calculan la nómina completa, con cotizaciones e IRPF, y otros que preparan la prenómina o reparten los PDF que ya calcula la asesoría laboral. En la mayoría de pymes españolas la nómina la calcula la asesoría, así que conviene preguntar este punto antes de comparar precios.
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
El registro diario de jornada es obligatorio desde 2019 para todas las empresas, pero la ley no exige que sea digital. El reglamento que obligaría a un registro exclusivamente digital sigue sin publicarse en el BOE a finales de septiembre de 2026. Aun así, un sistema digital es la forma más cómoda de conservar los registros cuatro años.
¿Puedo contratar solo el fichaje o el portal del empleado?
Sí, muchas soluciones son modulares y permiten empezar por fichaje y vacaciones y añadir módulos después. Revisa si el plan básico te obliga a pagar funciones que no usarás y si hay mínimos de empleados. En Vertebra, la plataforma de RRHH y el portal del empleado se pueden contratar también por separado del ERP.
Conclusión
Una buena comparativa software RRHH empieza por tu plantilla, no por el catálogo del fabricante. Si tienes entre 10 y 50 personas, fichaje, vacaciones, documentos y portal del empleado cubren casi todo tu día a día; el resto puede esperar. Revisa si el precio va por empleado, si el programa calcula o reparte nóminas y cómo llegan los datos a tu asesoría. Si quieres verlo aplicado a tu caso, solicita una demo o solicita una consulta gratuita.
