Vertebra Limpiezas
Software para empresas de limpieza
sin el Excel paralelo de cada mes.
Un ERP genérico sabe emitir una cuota fija todos los meses. No sabe que la desinfección de un garaje se hace cada trimestre y hay que repartirla entre esos tres meses, ni que los cristales van cada quince días. Aquí el reparto lo calcula el programa. Tú solo lo revisas y lo envías.
Lo desarrollamos nosotros. Si tu forma de facturar no cabe en el programa, se cambia el programa.
Servicios semanales
Servicios no semanales prorrateados
8 h de abrillantado a 22 €/h son 176 € cada cuatro meses. Un software para empresas de limpieza factura 44 € este mes, y los tres siguientes.
Qué es
Un software para empresas de limpieza escrito para tu forma de facturar.
Vertebra Limpiezas es el software para empresas de limpieza con el que llevas tu cartera de contratos, facturas el mes entero, cobras por el banco, pagas las nóminas y controlas la jornada de tu gente. No es un ERP horizontal con una carpeta llamada «Limpieza».
La diferencia empieza en el contrato. En un programa de gestión al uso, un contrato de servicios es una cuota que se repite: mismo importe, mismo día, todos los meses. En limpieza casi nunca es así. Dentro de un mismo contrato conviven una limpieza diaria de oficinas, unos cristales cada quince días, una desinfección trimestral y un abrillantado de suelos dos veces al año.
Un software para empresas de limpieza que entiende el sector guarda esa periodicidad como un dato del contrato y hace el reparto solo. Al cerrar el mes, la factura sale ya con la parte que toca de cada servicio, sin que nadie abra una calculadora.
La segunda diferencia es a quién le facturas. Buena parte de la cartera de una empresa de limpieza son comunidades de vecinos, y detrás de la comunidad hay un administrador de fincas. Aquí el administrador es una ficha propia enlazada al contrato: sabes qué comunidades te vienen de cada despacho sin perder de vista al cliente final.
Y la tercera es tu gente. El personal de limpieza trabaja en las instalaciones del cliente, con turnos partidos y sustituciones. El horario teórico de cada persona vive dentro del mismo programa y el fichaje se hace desde el móvil, contra la misma base de datos.
Dónde falla un ERP genérico
Cuatro cosas que ningún ERP horizontal sabe hacer.
Holded, A3, Sage o SAP Business One están muy bien hechos, pero están hechos para vender productos y emitir cuotas fijas. Cuando una empresa de limpieza los usa, estas cuatro cosas acaban resolviéndose fuera del programa: en una hoja de cálculo, en un cuaderno o en la cabeza de una persona. Un software para empresas de limpieza nace justamente de estas cuatro grietas.
«Este servicio se hace cada quince días. ¿Cuánto le facturo este mes?»
No hay campo donde meter eso. La periodicidad de un ERP horizontal es mensual, trimestral o anual, y punto. Así que alguien abre una hoja de cálculo por cliente, divide a mano, y mete el resultado como una línea suelta en la factura. Cada contrato nuevo y cada revisión de tarifa obliga a rehacer esa hoja. Es la fuente número uno de facturas mal emitidas: de más, de menos, o directamente olvidadas.
«Sube el IPC. Hay que tocar ciento veinte contratos.»
En un ERP genérico, revisar precios significa exportar a Excel, recalcular y volver a entrar contrato por contrato. Con una cartera de tres cifras, la revisión anual se convierte en varios días de trabajo. Y siempre queda alguno sin subir, que descubres seis meses después.
«La comunidad la lleva un administrador de fincas, pero el programa solo entiende de clientes.»
El modelo de datos estándar es cliente y factura: no existe la figura del tercero que intermedia. Al final das de alta al despacho como si fuera el cliente y pierdes de vista qué comunidad hay detrás. Cuando ese administrador cambia de cartera, no sabes con certeza qué contratos se mueven.
«Mi gente ficha en casa del cliente, no en una oficina con terminal.»
Casi ningún ERP horizontal trae registro de jornada de serie. Se acaba contratando una app de fichaje aparte: otra cuota, otro sistema y unos datos que no cruzan ni con el contrato ni con el horario pactado. O peor: se ficha en un grupo de mensajería y alguien lo transcribe a mano a fin de mes, cuando ya nadie recuerda por qué aquel jueves se salió antes.
Lo que hace distinto
Lo que un software para empresas de limpieza tiene y un ERP genérico no.
Ocho cosas concretas que separan un software para empresas de limpieza de un programa de gestión cualquiera. Cada una nació de un problema real de facturación, no de una lista de requisitos.
El reparto de los servicios no semanales
El dolor: calcular a mano, cada mes y contrato a contrato, qué parte toca de un servicio que se presta tres veces al mes o cada quince días.
Aquí: la periodicidad y su factor mensual son campos del contrato. El programa divide las horas y el importe por ese factor y deja la parte proporcional en la factura. Ocho horas a 22 € cada cuatro meses son 44 € al mes, todos los meses, sin que nadie lo recuerde.
Servicios semanales, hora a hora y día a día
El dolor: un contrato que dice «12 horas semanales» no sirve cuando el cliente pregunta por qué le cobras el festivo, o cuando hay que cubrir un martes.
Aquí: cada servicio guarda las horas de lunes a domingo por separado. El importe mensual sale de ahí, y el cuadrante deja de ser una interpretación.
El administrador de fincas es una ficha, no una nota
El dolor: facturas a comunidades a través de despachos y el programa no tiene dónde guardar esa relación.
Aquí: el administrador tiene código y ficha propios, y el contrato apunta a él. Sabes qué comunidades te entran por cada despacho, a quién mandas cada factura y qué se te mueve si ese despacho pierde una comunidad. Si además llevas las averías de esas fincas, mira la gestión de incidencias para administradores de fincas.
El mes entero se factura y se envía de una vez
El dolor: generar y enviar una factura por cada contrato activo se come un día entero. Y cuando el ERP genera facturas base que hay que retocar una a una, el «masivo» se rompe en el primer contrato con periodicidad rara.
Aquí: un cierre genera las facturas de toda la cartera con el reparto ya hecho, y un envío masivo las manda todas dejando marcado cuáles salieron y cuáles no.
Los recibos al banco, en cuaderno 19
El dolor: muchos ERP horizontales no generan remesas SEPA de serie: o es un módulo aparte, o acabas metiendo los recibos a mano en el portal del banco.
Aquí: un asistente de tres pasos genera el fichero XML del cuaderno 19 para cobrar a tus clientes automáticamente. Cuando vuelve un recibo devuelto, se marca y la factura se reabre sola para entrar en la siguiente remesa.
Y también los pagos: cuadernos 34 y 43
El dolor: las nóminas y los pagos a proveedores se preparan aparte, uno a uno, en la banca electrónica.
Aquí: el cuaderno 34 sale del propio programa en dos remesas, la de nóminas y la de facturas de proveedores. Y trabaja también con el cuaderno 43 de conciliación bancaria. Es la parte que ninguna ficha comercial cuenta y la que más tiempo devuelve.
La subida del IPC, en una pantalla
El dolor: cada enero, subir un tres o un cuatro por ciento las tarifas de toda la cartera, contrato a contrato.
Aquí: una pantalla de revisión masiva aplica el porcentaje sobre los contratos y recalcula los importes. El proceso avisa mientras trabaja y se puede cancelar si te has equivocado de cifra.
Turnos partidos y sustituto por contrato
El dolor: en limpieza se entra por la mañana y se vuelve por la tarde, y cuando alguien falta hay que saber al momento quién cubre ese centro.
Aquí: el horario teórico admite hasta tres tramos de entrada y salida por día, y cada contrato guarda además su trabajador sustituto. Lo fichado se compara después con lo pactado.
El cierre del mes
Del contrato a la factura, y de la factura al banco.
Los tres días peores del mes de una empresa de limpieza son el 1, el 2 y el 3: facturar la cartera, revisar lo raro, enviarlo y preparar la remesa. Esto es lo que pasa en ese rato cuando el software para empresas de limpieza hace el trabajo.
- 1
Cierras el mes
El programa recorre los contratos activos y genera una factura por cada uno, con los servicios semanales calculados desde las horas de cada día y los no semanales ya repartidos por su factor. Puedes cambiar el mes de una factura concreta sin deshacer el cierre entero.
- 2
Revisas solo lo que se sale
Los trabajos esporádicos —una limpieza de fin de obra, un repaso extra que pidió el presidente— se facturan aparte, con su lugar de ejecución y su desglose de horas. Y hay una consulta de servicios no prorrateados ya facturados para no cobrarlos dos veces.
- 3
Envías todo por email
Un envío masivo manda las facturas a cada cliente y a cada administrador de fincas con tu plantilla de mensaje, y marca cuáles salieron bien. Las que fallen quedan señaladas, no perdidas.
- 4
Pasas los recibos al banco
El asistente selecciona las facturas domiciliadas y genera el fichero del cuaderno 19 listo para subir. Si vuelve alguna devuelta, se marca y la factura reaparece en la siguiente remesa sin reconstruirla.
Si prefieres entender el cálculo antes de mirar ningún software para empresas de limpieza, lo explicamos paso a paso en la guía sobre cómo facturar un contrato de limpieza con servicios no semanales.
La factura de la comunidad Puerta del Mar se queda fuera: no está domiciliada, paga por transferencia.
Fichaje del personal
Tu gente ficha desde su móvil, sin instalar nada de una tienda de apps.
El portal de fichaje del software para empresas de limpieza se abre en el navegador y se instala en la pantalla de inicio del móvil como si fuera una aplicación. Cada persona entra con su correo y su contraseña, y solo ve lo suyo.
- Elige la franja del día. Si su horario tiene turno de mañana y de tarde, ficha contra la que le toca. El sistema no le deja fichar dos veces la misma.
- Motivo al salir. Fin de jornada, pausa de comida, cita médica: el motivo se guarda con el fichaje y se ve después en su historial.
- Si ficha fuera de su horario, tiene que explicarlo. Fuera del margen de cortesía la app exige una observación escrita antes de dejar fichar. No se cuela un fichaje raro en silencio.
- Nadie se deja la jornada abierta. Si alguien olvida cerrar y cambia el día, el sistema la cierra al final del día en que se abrió sin sumar horas de más, deja constancia de la incidencia y avisa por correo a esa persona.
Todo queda en la misma base de datos que la ficha del trabajador y su horario teórico, así que lo fichado se contrasta con lo pactado desde el programa de oficina. El registro de jornada es obligatorio para toda la plantilla según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Si además llevas nóminas, contratos y ausencias, esto conecta con nuestra plataforma de recursos humanos.
Horario de hoy
María G.
13:02
Jornada iniciada a las 08:00
Motivo de salida
Finalizar jornada
Estás fichando fuera del horario habitual. Cuéntanos por qué antes de continuar.
Puesta en marcha
Cómo se pone en marcha.
Así ponemos en marcha tu software para empresas de limpieza. Es el orden en que trabajamos, no un calendario cerrado, y los cuatro pasos apuntan al mismo sitio: que el primer cierre de mes salga bien a la primera.
Traemos tu cartera
Clientes, comunidades, administradores de fincas, proveedores y contratos, cada uno con sus servicios, sus horas por día y su periodicidad. Es el paso que más se cuida: si un factor mensual entra mal, la factura sale mal todos los meses.
Ajustamos el cálculo a tu manera de facturar
Series de facturación, precios por hora, tipos de contrato, formas de pago, cuentas bancarias para las remesas y las plantillas del correo. Salimos de aquí con un mes facturado en blanco para comprobar los importes contra los tuyos.
Damos de alta a tu gente y abrimos el fichaje
Ficha de cada trabajador con su puesto, su tipo de contrato y sus horas, el horario teórico con sus tramos y los motivos de salida que quieras ofrecer. Cada persona recibe su acceso y se instala el portal en su móvil.
Hacemos contigo el primer cierre
El primer mes lo facturamos juntos: generamos, revisamos lo que no cuadre, enviamos y preparamos la primera remesa. A partir del segundo ya lo haces tú en un rato. Y si necesitas que hable con otro programa que ya usas, lo vemos en integraciones.
Cuánto se tarda lo marca vuestra cartera. No es lo mismo cuarenta contratos que cuatrocientos, ni contratos de horas fijas todas las semanas que servicios quincenales, mensuales o a demanda que hay que prorratear: esos son los que más tiempo llevan de configurar, porque son exactamente los que después descuadran una factura. Cuenta también si hay que migrar el histórico de facturación o basta con arrancar limpio, y si el portal de fichaje entra desde el primer día o lo dejáis para una segunda fase, que es una decisión vuestra y mueve el calendario bastante. El plazo lo cerramos cuando hayamos visto vuestros contratos, no antes.
El resto del día a día
Y todo lo que pasa
entre cierre y cierre.
Facturar es lo que más duele, pero no es lo único. Un software para empresas de limpieza tiene que sostener también el resto del mes, y hacerlo sin prometer más de lo que hace.
Compras y gasto. Pedidos a proveedor, albaranes, facturas de proveedor —desde albarán o directas— y facturas de gastos generales. Lo normal en cualquier programa de gestión, pero en el mismo sitio donde llevas los contratos.
Presupuestos con la misma estructura que el contrato. Servicios, horas y precio por hora. Cuando el cliente dice que sí, no hay que reinterpretar nada: ya está pensado como se va a facturar.
Vehículos con aviso, no ficha de flota. Alta y baja, matrícula, y el repaso de documentación, botiquín y extintor. El programa calcula la fecha de aviso previa a cada vencimiento para que la revisión no se te eche encima. Ni más ni menos que eso.
Incidencias con gravedad y estado. La queja de un cliente, el cristal roto, la baja de última hora: se registran con su tipo, su gravedad y su estado. Es la memoria de lo que pasó, no un tablero de proyectos.
Quién hizo qué. Usuarios con su contraseña y un registro de actividad. Cuando un importe cambia y nadie sabe cuándo, esa pantalla contesta la pregunta.
Próximas revisiones de vehículos
Cada operación lleva sus días de aviso. La fecha de aviso se calcula sola a partir del vencimiento.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de la prueba.
¿En qué se diferencia un software para empresas de limpieza de un ERP como Holded, A3 o Sage?
En el contrato. Un ERP horizontal modela una cuota que se repite igual todos los meses; en limpieza un mismo contrato mezcla servicios diarios, quincenales, trimestrales y semestrales, cada uno con su parte proporcional. Un software para empresas de limpieza guarda esa periodicidad como dato. También cambia la figura del administrador de fincas, que en un ERP genérico no existe como tal.
¿Cómo se factura un servicio que se presta cada quince días o cada tres meses?
Guardando la periodicidad como dato del contrato. Cada servicio no semanal lleva un factor mensual, y el programa divide las horas y el importe entre ese factor para dejar la parte que corresponde a este mes. Una desinfección trimestral de 6 horas a 18 € son 108 € que se convierten en 36 € en la factura de cada uno de los tres meses.
¿Puedo facturar a comunidades de vecinos a través de su administrador de fincas?
Sí. El administrador de fincas tiene ficha y código propios, y el contrato de cada comunidad apunta a él. Eso te permite ver la cartera agrupada por despacho, dirigirle la factura y saber exactamente qué contratos se ven afectados cuando ese administrador gana o pierde una comunidad.
¿Genera el fichero del cuaderno 19 para domiciliar los recibos?
Sí, con un asistente de tres pasos que acaba en el XML listo para subir al banco. Los recibos devueltos se marcan y su factura vuelve a quedar pendiente para entrar en la remesa siguiente. Por el mismo sitio salen las remesas de pago del cuaderno 34 —nóminas y proveedores— y trabaja también con el cuaderno 43.
¿Cómo fichan los limpiadores si trabajan en las instalaciones del cliente?
Desde su propio móvil, en un portal web que se instala en la pantalla de inicio como si fuera una app. Entran con correo y contraseña, eligen la franja del día, y al salir indican el motivo. No hay lectura de QR, ni geolocalización, ni foto: es un registro de jornada por trabajador, con hasta tres tramos al día, dentro del propio software para empresas de limpieza.
¿Puedo subir los precios de toda la cartera cuando sube el IPC?
Sí. Hay una pantalla de revisión masiva de precios donde indicas el porcentaje y el programa recalcula los contratos. El proceso avisa mientras trabaja y se puede cancelar antes de terminar, porque sobre una cartera grande tarda un rato. Es la diferencia entre dedicarle una mañana de enero o tres días.
¿Cuánto tarda en ponerse en marcha un software para empresas de limpieza como este?
Depende del tamaño de tu cartera y de en qué estado estén los datos, así que no damos plazos de folleto. Lo que sí es fijo es el orden: primero se carga la cartera, luego se ajusta el cálculo, después se abre el fichaje y por último facturamos contigo el primer mes. Hasta que ese primer cierre cuadre con tus números, no te dejamos solo.
Prueba gratuita
Pruébalo con
tres contratos tuyos.
Danos tres contratos de verdad —uno diario, uno quincenal y uno trimestral— y te montamos un entorno de prueba con ellos dentro. Facturas el mes, comparas los importes con los tuyos y decides. Es la única forma honesta de saber si un software para empresas de limpieza te cuadra las cuentas: verlo hacerlo con tus números.
- Entorno de prueba con tus contratos y tus periodicidades
- El portal de fichaje abierto para que lo pruebe una persona de tu equipo
- Un software para empresas de limpieza que se adapta a cómo factura tu empresa
